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Nel caso in cui si verifichi un disallineamento tra giacenze fisiche e contabili è necessario rettificare in positivo od in negativo la giacenza contabile in modo da riallineare i dati. Tale attività è abbastanza delicata in quanto influisce sulla gestione delle scorte ed è soggetta a controllo fiscale.
In relazione alla questione fiscale bisogna far riferimento al  DPR N 441 del 10/11/97 in riferimento  alla presunzione di cessione o di acquisto delle rettifiche effettuate sul magazzino, il DPR precisa che tale presunzione opera nel caso in cui le rettifiche superino i normali limiti di tolleranza delle quantità annotate nel carico o nello scarico. La circolare N 31/E dell’agenzia delle entrate precisa inoltre che il verificatore non deve limitarsi alla ripresa a tassazione degli importi delle differenze inventariali ma dovrà procedere ad una analisi più dettagliata considerando:

  1. le caratteristiche gestionali e le peculiarità del processo produttivo e/o commerciale;
  2. il trend delle differenze inventariali rilevate nell’arco dell’ultimo triennio;
  3. il trend degli investimenti effettuati dall’azienda, finalizzati all’adozione di misure organizzative e strumenti per il contenimento e la prevenzione delle cause di formazione delle differenze inventariali;
  4. il rapporto costi/benefici nell’adozione di misure atte a eliminare totalmente le differenze inventariali;
  5. la rilevazione di differenze inventariali – per lo stesso periodo d’imposta ovvero di rilevazione delle giacenze – sia di segno negativo che positivo, ipoteticamente compensabili a livello di categoria merceologica di prodotti;
  6. la scarsa plausibilità della vendita “al nero” delle merci costituenti le differenze inventariali riscontrate (in particolare se le differenze si riferiscono a materie prime utilizzate nel processo produttivo o a beni merce di scarso valore unitario e di elevata consistenza numerica);
  7. valori delle differenze inventariali percentualmente non significativi in rapporto al volume d’affari o alla consistenza media del magazzino, da valutare sempre in stretta connessione con la tipologia di attività svolta e la localizzazione territoriale dell’azienda.

Si rende quindi necessaria un procedura che gestisca questo processo. Il processo si innesca  con la segnalazione della giacenza errata, a questo punto si verifica il valore della differenza se il valore è irrisorio si procede con la rettifica, altrimenti si procede con una analisi più approfondita che prevede:

  1. analisi dei movimenti (giacenza minima, massima, schema di prelievo)
  2. analisi delle schede di magazzino o consultazione sistemi informativi dei magazzini automatici
  3. storico ubicazioni, confezioni, tipo di codice

A questo punto si valuta il tipo di azione da intraprendere:

  1. Nessuna rettifica
  2. Altra movimentazione (Acquisto, vendita, produzione o altro)
  3. Rettifica

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