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All’interno di un sistema per la gestione della qualità è necessario definire delle direttive per la movimentazione delle merci in modo da poter tenere sotto controllo il flusso fisico dei materiali. La prima operazione che occorre fare è classificare i movimenti definendone le seguenti caratteristiche:

  1. Categoria di appartenenza: Ricevimento, posizionamento, prelievo
  2. Causale movimentazione
  3. Causale collegata (ad esempio nel movimento di trasferimento da un magazzino ad un altro avremo una causale di ingresso ed una di uscita)
  4. Magazzini di competenza (Elenco dei magazzini in cui è possibile effettuare il movimento)
  5. Tipo documento: Esterno/Interno
  6. Numeratore documento
  7. Nome documento
  8. Elenco controlli
  9. Elenco operazioni per la movimentazione
  10. Responsabile gestione eccezioni (Nel caso in cui si presentassero problemi non previsti dalla procedura, viene indicata la persona a cui rivolgersi)

Consideriamo ad esempio il movimento di Acquisto materie prime italia

  1. Categoria di appartenenza: Ricevimento
  2. Causale movimentazione: ACIT
  3. Causale collegata: Nessuna
  4. Magazzini di competenza: Magazzino materie prime
  5. Tipo documento: Esterno
  6. Numeratore Documento: DI
  7. Nome Documento: DDT di Acquisto
  8. Elenco controlli: In base all’articolo ed il fornitore
  9. Elenco operazioni per la movimentazione: 1) controllo documentazione 2) Scarico materiale e posizionamento in area accettazione 3) Inserimento dati nel gestionale 4) stampa bolla ingresso materiale 5) Controllo quantità e qualità in base a quanto scritto sulla bolla ingresso materiale 6) etichettatura 7) posizionamento in ubicazione o invio ad altra destinazione sulla base di quanto scritto sulla bolla ingresso materiali.
  10. Responsabile gestione eccezioni: Responsabile area ricevimento

La prima operazione da fare è quella di rappresentare attraverso dei diagrammi i flussi fisici della merce all’interno dell’impresa, successivamente si andrà a definire per ogni movimento le caratteristiche prima evidenziate e successivamente andranno definiti i documenti necessari per la movimentazione. Ai fini contabili e fiscali è necessario prevedere un documento per tutti quei movimenti che modificano la giacenza di un codice all’interno del magazzino, non sono quindi necessari documenti per i movimenti di spostamento delle merci da una ubicazione ad un’altra all’interno dello stesso magazzino.

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