Potere di una email

mag
2010
12

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In diversi post abbiamo più volte evidenziato come la logistica si occupi di gestire flussi di materiali e di informazioni ed abbiamo visto diversi strumenti utili a velocizzare e rendere più efficienti questi flussi. In questo post voglio parlarvi di uno strumento non particolarmente complicato, accessibile e di basso costo che nonostante tutti questi vantaggi diverse piccole imprese non utilizzano, una semplice email. Consideriamo una piccola impresa artigiana con meno di dieci dipendenti, possiede alcune attrezzature, un piccolo capannone, lavora come fornitore per diverse imprese della propria regione , ha un telefono ed un fax, ma non un indirizzo di posta elettronica. Quali vantaggi avrebbe con un indirizzo email? Quanto gli costerebbe ? Iniziamo la nostra analisi costi – benefici partendo dall’elenco dei costi che una microimpresa deve sostenere per avere un indirizzo di posta elettronica:

  1. Computer 210 €
  2. Monitor 80 €
  3. Tastiera e mouse 15 €
  4. Modem ADSL 30 €
  5. Multipresa 10 €
  6. Windows 180 €
  7. ADSL flat 720 € (per tre anni)
  8. Open office 0 €
  9. Client Evolution 0 €
  10. Pdf creator 0 €

TOTALE 1.245 €

  • Vediamo ora quali sono i vantaggi derivanti dallo strumento email:
  • riduzione costi emissione e ricezione ordini
  • riduzione costi emissione e ricezione DDT e Fatture
  • riduzione dei tempi di trasmissione delle informazioni
  • aumento delle informazioni trasmissibili
  • aumento del servizio al cliente

In che modo è possibile utilizzare lo strumento email per ottenere i vantaggi prima elencati ? è possibile inviare l’ordine al fornitore che potrà processarlo più velocemente, potete informare il cliente sullo stato di evasione degli ordini, quando effettuate una spedizione potete creare un pdf del DDT ed inviarlo al cliente, se siete un subfornitore potete inviare le informazioni sul materiale in conto lavoro del vostro cliente, potete inviare le segnalazioni di non conformità ai vostri fornitori. Vediamo adesso alcuni suggerimenti per rendere questo strumento più efficiente:

  • Quando inviamo più 5/6 righe di dati non è opportuno inserirli nel testo della mail ma come allegato.
  • Utilizziamo per l’invio dei dati un foglio elettronico senza formattazioni, permette di dare una struttura ai dati e di essere facilmente elaborabile.
  • Quando i dati non possono essere inviati come foglio elettronico utilizziamo un file PDF, ed in caso vi sia una parte dei dati in formato di righe prevediamo per essi un foglio elettronico.
  • Utilizzare nell’oggetto della mail i riferimenti ai documenti (numeratori fatture, ordini ecc) in modo da velocizzare la ricerca.

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