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L’anagrafica articoli come visto in un post precedente rappresenta una parte fondamentale del sistema gestionale, pertanto è opportuno prevedere non solo una procedura per la creazione e l’inserimento di nuovi codici ma anche una procedura per la sua manutenzione. La manutenzione dell’anagrafica articoli è importante in quanto permette al sistema di “ragionare” con dati che riflettono la realtà. Consideriamo ad esempio il dato relativo alla confezione di un codice che non sia stato aggiornato e consideriamo ad esempio la procedura che gestisce i trasferimenti tra i vari magazzini, tale procedura calcola la quantità in eccesso su un magazzino che può essere trasferita ad un altro e poiché non è conveniente disfare una confezione nel caso di codici dal costo estremamente ridotto ( ad esempio se nel magazzino A ci sono 5230 viti e nel magazzino C ne servono 2200 ed il codice ha una confezione da 4000 è opportuno trasferire 4000 piuttosto che contare e prelevarne 2200) pertanto il sistema suggerirà di trasferire la quantità arrotondata alla confezione. È evidente che se la confezione inserita in anagrafica non è quella reale possono crearsi dei problemi. Considerando il caso di prima se in anagrafica la confezione delle viti è 4000 ma in realtà la confezione è più alta o basse l’operatore di magazzino avrebbe difficoltà nell’effettuare il trasferimento.
Per quanto riguarda la procedura di manutenzione dell’anagrafica è possibile individuare due tipi di procedure:

  1. manutenzione di massa
  2. manutenzione per singolo articolo

La procedura di manutenzione di massa prevede l’individuazione degli articoli da mantenere ed il campo od i campi che devono essere modificati. La manutenzione di massa è una operazione non sempre prevista dai gestionali pertanto in questi casi è necessario procedere accedendo direttamente alla base dati per modificare i dati tramite SQL. In questo caso possiamo avere diverse situazioni:

  • è possibile individuare gli articoli da modificare tramite una regola (cambiare tutti gli articoli che appartengono alla categoria materie di consumo, cambiare tutti gli articoli con data di creazione inferiore al 01/01/2000 ecc)
  • non è possibile individuare gli articoli tramite una regola
  • è possibile individuare il valore del campo da modificare tramite una funzione (aumentare del 10%, sottrarre 25 ecc)
  • non è possibile calcolare il valore del campo (ad esempio il fornitore ci fornisce un elenco con i suoi nuovi codici)

Vediamo con degli esempi pratici come procedere nei casi visti in precedenza.
Primo esempio: aumentare del 10% tutti i lotti minimi degli articoli del fornitore n 1820

UPDATE ANAGRAFICA SET ANAGRAFICA.[LOTTO MINIMO] = [LOTTO MINIMO]*1.1
WHERE (((ANAGRAFICA.FORNITORE)=1820));

Secondo esempio: Modificare il codice articolo fornitore per gli articoli presenti nella tabella inviata dal fornitore

UPDATE [NUOVI CODICI] INNER JOIN ANAGRAFICA ON [NUOVI CODICI].[CODICE VECCHIO] = ANAGRAFICA.[PN FORNITORE] SET ANAGRAFICA.[PN FORNITORE] = [CODICE NUOVO];

Per quanto riguarda la manutenzione di massa possiamo distinguerle ulteriormente in manutenzione periodiche e manutenzioni occasionali. Nel primo caso si tratta di aggiornamenti periodici di alcuni dati che solitamente sono calcolati tramite una procedura ad esempio la scorta minima, il lotto economico, la confezione e così via, per ogni aggiornamento è necessario quindi prevedere una procedura gestionale che informatica che consenta l’aggiornamento automatico dei dati una volta validati dagli operatori (vedi articolo verifica lead time).
Per la manutenzione del singolo articolo è necessario che la procedura preveda la responsabilità di aggiornamento dei singoli campi, i tempi di aggiornamento, le regole per la modifica. Inoltre se il gestionale lo consente individuare i campi per i quali può essere opportuno mantenere un storico (nel caso il gestionale non lo consenta è possibile prevedere una procedura a livello di database che ogni giorno effettui la copia della tabella di anagrafica per i campi di cui si vuole mantenere lo storico).

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