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Alla base delle nostre decisioni ci sono le informazioni, ed alla base delle informazioni ci sono i dati, ora possiamo considerare i dati come la materia prima di un processo produttivo che ha come output finale delle decisioni e poiché abbiamo bisogno di decisioni di qualità è necessario che anche la materia prima sia di qualità. Da un punto di vista strettamente materiale di dati possono essere contenuti su supporti diversi fondamentalmente distinguibili in supporti digitali o analogici, in questo post vedremo come ottenere il meglio dai dati digitali. Il primo problema che si trova ad affrontare chi opera con dei dati digitali è che i dati possono presentarsi in diversi formati e che quindi prima di poterli utilizzare è necessario convertili nel formato che serve ai nostri scopi. Per prima cosa bisogna distinguere se si tratta di un formato proprietario oppure di un formato libero, nel primo caso i dati saranno codificati secondo specifiche a cui non è possibile accedere. Attenzione a non confondere tra accessibilità dei dati ed accessibilità del formato, facciamo un esempio per meglio chiarire le differenze, consideriamo che i dati delle movimenti del nostro magazzino automatico siano registrare su un database SQL server in questo caso noi possiamo accedere al formato tramite una connessione ODBC se non siamo in possesso delle credenziali di autenticazioni non possiamo avere accesso ai dati. Quindi la prima operazione è l’identificazione del formato e delle sue specifiche, la seconda è quella di individuare le logiche di codifica dei dati. Consideriamo sempre il caso dei dati del magazzino automatico e supponiamo di voler analizzare i prelievi dobbiamo riuscire ad individuare in che modo è codificata questa informazione, infatti è possibile che per identificare i prelievi venga utilizzato il segno meno oppure la lettera P. In questi casi la soluzione migliore è quello di avere a disposizione la documentazione di chi ha sviluppato l’applicazione, ma nel caso non fosse possibile possiamo ricavare le nostre informazioni interrogando i dati dall’applicazione e confrontarli con quelli estratti. Excel ed Access mettono a disposizione diversi strumenti che consentono di importare ed elaborare i dati  ovvero di ripulirli e di renderli omogenei con altri dati proventi da altre fonti. Solitamente utilizzo Excel per operazioni estemporanee in cui c’è da estrarre e rielaborare i dati una sola volta, nel caso invece sia necessario effettuare questa operazione più spesso è preferibile utilizzare Access tramite l’utilizzo di macro e di codice VBA. Spesso volte le aziende hanno a disposizione molti dati dalle loro applicazioni ma non sanno come accedervi e quindi stampano questi dati per poi rielaborali è fondamentale quindi sapere in che modo vengono memorizzati i dati delle applicazioni software utilizzate in azienda ed in che modo accedervi (è quindi opportuno tener conto dell’accessibilità dei dati quando si valuta l’acquisto di un nuovo software).

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