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L’ordine cliente rappresenta il momento di innesco delle operations, il punto di contatta tra il marketing e la logistica, in questo post vedremo quali procedure seguire per la corretta gestione degli ordini cliente. La procedura per la gestione dell’ordine può essere suddivisa nelle seguenti fasi:

  1. Acquisizione e trasmissione dell’ordine
  2. Immissione e validazione dell’ordine
  3. Gestione dell’ordine
  4. Evasione dell’ordine

Acquisizione e trasmissione dell’ordine: Durante questa fase le richieste del cliente vengono trasformate in un ordine preciso di beni da consegnare al cliente da parte dell’ufficio vendite e la sua trasmissione all’ufficio logistica. Le modalità per realizzare questa fase possono essere le più disparate dall’ordine telefonico, all’ordine via fax o via mail, all’ordine effettuato presso l’agente, o l’ordine effettuato tramite il proprio sito internet. In una azienda snella e modernamente organizzata tale fase deve avvenire il più possibile in maniera digitale evitando il trasferimento ridondante di documenti cartacei. È inoltre necessario definire i requisiti minimi affinché un documento possa essere considerato ordine, ovvero i dati indispensabile per essere processato dalla propria azienda.

Immissione e validazione dell’ordine: In questa fase l’ordine viene inserito nel sistema gestionale (questa fase non esiste nel caso il sistema di acquisizione degli ordini si interfaccia direttamente con il gestionale come nei sistemi di e-commerce) e viene convalidato, ovvero vengono verificati se esistono i requisiti minimi affinché l’ordine possa essere prese in considerazione (date di consegna, ordinativo minimo, quantità corrette, indirizzo di consegna chiaro, cliente con copertura finanziaria, prezzi indicati e così via)

Gestione dell’ordine: Questa fase dipende dalla tipologia di produzione realizzata dall’azienda, nel caso di una produzione per magazzino bisogna valutare se l’ordine è evadibile ed in quali termini, se gli stessi prodotti sono richiesti da più clienti e non c’è quantità sufficiente, bisogna individuare quali clienti soddisfare per prima, nel caso di produzione a commessa deve essere elaborata  la data di consegna ed inviate le specifiche alla produzione.

Evasione dell’ordine: In questa fase l’ordine viene preparato per essere consegnato al cliente secondo le specifiche indicate nell’ordine stesso (QT, luogo e data di consegna)

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