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Un sistema informativo a bisogno di dati per poter funzionare ed è importante che questi dati siano il più fedeli possibili alla realtà in modo tale che le decisioni prese siano affidabili. Molto spesso capita che alcuni dati utili al sistema per suggerire delle decisioni non siano manutenuti  pertanto spesse volte si sente dire che il sistema non è affidabile, che il sistema sbaglia. In realtà il sistema fa quello che gli è stato chiesto di fare ma se i dati che gli diamo sono sbagliati è chiaro che il risultato sarà sbaglio come dire garbage in, garbage out, spazzatura immettiamo nel sistema e spazzatura otteniamo come risultato. Vediamo quindi come evitare questa inefficienza attraverso alcune operazioni:

  1. Definire i dati da manutenere
  2. Definire la procedura di aggiornamento
  3. Definire la frequenza di aggiornamento

Definire i dati da manutenere : I dati da aggiornare chiaramente dipendono dal nostro sistema informativo e molto spesso risiedono nell’anagrafica articoli. Possiamo individuare due tipologie di dati, una strettamente logistica ed una di pianificazione, nella prima rientrano informazioni come la quantità per confezione, il code a barre, il peso, la dimensione, l’ubicazione, la mappa di magazzino. Nella categoria pianificazione rientrano informazioni come la scorta minima, il lotto economico, i tempi di approvvigionamento, la modalità di riordino, il lotto di arrotondamento, il fattore di scarto. In questa fase bisogna quindi elencare tutti quei dati presenti nel sistema informativo che hanno impatto sulla logistica e la pianificazione delle scorte. Il mio consiglio è quello di leggere il manuale del proprio sistema gestionale e individuare cosa fa ogni campo della propria anagrafica articoli, potreste fare delle scoperte interessanti.

Definire la procedura di aggiornamento: In questa fase bisogna definire per ogni dato in che modo questo deve essere aggiornato, in alcuni casi è possibile utilizzare una procedura informatica per determinare il dato aggiornato ad esempio per quanto riguarda il lotto economico e la scorta minima esistono diverse formule matematiche che permettono di calcolarli.

Definire la frequenza di aggiornamento: In questa fase bisogna definire per ogni dato la frequenza di aggiornamento e la persona incaricata ad effettuarla. La frequenza ovviamente dipende da quanto il dato può cambiare ad esempio l’ubicazione in un sistema a locazione dinamica può cambiare spesso, mentre la mappa del magazzino cambia quando effettuiamo delle modifiche (se aggiungiamo un scaffale e non indichiamo al sistema informativo le nuove ubicazioni purtroppo esso non ci suggerirà mai di ubicare la merce nel nuovo scaffale). Altri dati come le scorte minime dipendono ad esempio dalla turbolenza del mercato sia di vendita che di approvvigionamento.

Quindi non mi resta che domandarvi, ma il vostro sistema informativo è aggiornato ? rispecchia la realtà o è un lontano ricordo di quando lo avete installato ?

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