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Il punto focale all’interno del processo di approvvigionamento è l’emissione dell’ordine (acquisto/ Produzione interna / produzione esterna), che parte da una richiesta di approvvigionamento che può essere stata inserita manualmente oppure generata automaticamente dal sistema al termine dell’elaborazione del MRP.

A questo punto nelle imprese che hanno prodotti realizzati con diversi particolari oppure una molteplicità di varianti, l’operatore che gestisce l’approvvigionamento si ritrova con migliaia di righe da controllare e rilasciare, in questo caso è opportuna una gestione per eccezioni, ovvero tutti gli ordini non presentino particolari caratteristiche vengono rilasciati mentre gli altri necessitano di ulteriore analisi ed approvazione.

La gestione di queste regole è molto importante e può rendere più o meno snello il processo di approvvigionamento. Nella definizione di queste regole molto dipende dalla flessibilità del sistema informativo, ovvero quanto sia possibile parametrizzarlo. Virtualmente sarebbe possibile impostare regole su qualsiasi campo della richiesta di approvvigionamento. Vediamo quali sono i passi da compiere per definire una procedura di rilascio:

  1. Individuare i livelli organizzativi coinvolti
  2. Individuare le caratteristiche su cui effettuare i controlli
  3. Definire i parametri di controllo

Individuare i livelli organizzativi coinvolti: In questa fase bisogna individuare quanti livelli può attraversare la procedura di rilascio ad esempio primo controllo buyer, secondo controllo responsabile acquisti stabilimento, terzo controllo responsabile acquisti area strategica. Molto dipende dall’articolazione della struttura organizzativa dell’impresa, è importante valutare il volume di eccezioni che ogni livello organizzativo dovrà gestire onde evitare di ingolfare un particolare livello.

Individuare le caratteristiche su cui effettuare i controlli: Bisogna individuare cosa è necessario controllare ovvero livello totale di spesa, particolari categorie di articoli, date di consegna, fornitori, quantità.

Definire i parametri di controllo: A questo punto vengono definiti i valori soglia che fanno scattare il controllo ed indirizzano la richiesta di approvvigionamento al giusto livello organizzativo.

Possiamo considerare le regole di rilascio come le maglie di una rete che lasciano passare alcune richieste di approvvigionamento ed altre no, la progettazione di questa rete è molto delicata in quanto si possono avere diversi effetti sulla gestione, ad esempio maglie troppo strette possono rischiare di rallentare il processo di approvvigionamento rischiando di non avere a magazzino il materiale che serve, viceversa delle maglie troppo larghe possono far lievitare il magazzino.

 

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