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Condividere informazioni con la propria rete di agenti è di grande importanza per una azienda che vuole avere il contatto diretto con il mercato, ed in modo particolare per la gestione logistica acquisire in tempi rapidi gli ordini dai clienti diventa fondamentale. Vediamo quali soluzioni tecnologiche abbiamo a disposizione per realizzare questo scopo partendo delle soluzioni più semplici fino ad arrivare a quelle più evolute ma comunque a portata di piccola impresa.

Email: è il sistema più semplice e meno costoso, in questo caso è opportuno creare un indirizzo specifico di posta elettronica in cui gli agenti possono inviare l’ordine per il quale sarebbe opportuno un allegato standard.

File condiviso su DropBox: Possiamo creare un file Excel o meglio ancora un file Access e condividerlo su un servizio di HardDisk online come DropBoz o altri. In questo caso è importante gestire regole di accesso in modo che ogni agente possa accedere solo alla propria area di competenza. È poi possibile creare una procedura che in automatico importi i dati acquisti nel proprio gestionale.

Creare un gruppo speciale di clienti nel software E-commerce: Se abbiamo un E-commerce possiamo sfruttalo per l’inserimento degli ordini da parte dei nostri agenti in questo caso bisogna creare un gruppo di clienti ad hoc per la gestione degli ordini dei clienti. In questo caso possiamo utilizzare la procedura che già utilizziamo per l’acquisizione degli ordini dai clienti ed importare i dati nel gestionale.

Creare una applicazione per l’acquisizione ordini e distribuirla agli agenti. Possiamo creare sia una applicazione per dispositivi mobile (oppure utilizzarne alcune già presenti sui vari marketplace verificando che sia adatta alle nostre esigenze) oppure creare una applicazione desktop che si interfacci con il nostro database aziendale.

Distribuire un gestionale opensource ai nostri agenti: In questo caso è necessario che il gestionale consenta la creazione di profili utenti in modo che gli agenti possano avere accesso solo alle parti dell’applicazione necessaria all’inserimento ordini. In questo modo gli agenti operano sulla stessa base dati e non c’è la necessità di trasferire dati garantendo una perfetta integrazione. (Ad esempio Gestionale Open e InvoiceX consentono questa soluzione)

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