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Ogni volta che si analizzano dati, ci si pone spesso domande del tipo: Quali sono le eccezioni in un riepilogo dei profitti degli ultimi cinque anni? Chi ha fatturato una cifra superiore a 60.000 euro nell’ultimo trimestre? Per quali prodotti si è avuto un aumento degli acquisti maggiore del 10% annuo?

La formattazione condizionale consente di rispondere a questo tipo di domande mettendo in evidenza le celle o gli intervalli di celle che presentano le caratteristiche volute, facendo risaltare i valori anomali e rappresentando visivamente i dati tramite barre dei dati, scale di colori e set di icone. Un formato condizionale modifica l’aspetto di un intervallo di celle sulla base di determinate condizioni, o criteri. Se la condizione è vera, l’intervallo di celle verrà formattato in base a tale condizione. Se è falsa, la formattazione non sarà basata su tale condizione.

Una delle funzionalità interessanti della formattazione condizionale introdotta con Excel 2007 e poi mantenuta e potenziata con Excel 2010 è la possibilità di evidenziare con diverse tecniche i rapporti reciproci fra i valori di un intervallo di celle. Per evidenziare questi rapporti si possono usare diverse tecniche: ad esempio è possibile utilizzare  barre di diversa dimensione (Barre di dati), i colori (Scale di colori) o varie icone (Set di icone). Un immagine, può rendere l’idea meglio di tante parole. Applicare la formattazione è molto facile: dopo aver selezionato le celle da formattare, aprite il menù Formattazione condizionale dal gruppo Stili della scheda Home. Da questo menu scegliete il tipo di formattazione da applicare e quindi il sottotipo che preferite.

Un possibilità molto interessante è quella di estendere la formattazione ad una intera riga, sulla base del valore inserito in una specifica colonna. Ad esempio vogliamo fare in modo che le righe in cui nella colonna B c’è il valore SI abbiano uno sfondo verde, mentre quelle in cui c’è la parola no abbiano le sfondo rosso.

La regola della formattazione dovrà dunque essere applicata ad un intervallo di celle. Bisogna tener presente che, quando si scrive una regola di formattazione condizionale per un intervallo, occorre scrivere la formula della formattazione condizionale, come se la scrivesse per la prima cella selezionata (Excel poi la estende automaticamente a tutte le altre).

Per tanto è importante badare a quale è la prima cella che selezionate quando selezionate l’intervallo. Una volta selezionato l’intervallo non vi resta che scrivere le formule che vi occorrono.

Per le righe che contengono si, la formula sarà

=$B1=”si”   scegliere un formato con lo sfondo verde

Quella per le righe che contengono “no”, la formula sarà

=$B1=”no”  scegliere un formato con lo sfondo rosso

Il trucco sta nel segno $ posto davanti al riferimento di colonna B. Infatti abbiamo bisogno di bloccare in valore assoluto il riferimento alla colonna B con il segno di dollaro, per evitare che questo riferimento sia aggiornato nelle celle successive ad A1. Il riferimento di riga non deve essere bloccato, perché per ogni riga occorre che si verifichi il valore presente nella cella della colonna B di quella specifica riga.

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