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Nella fase di implementazione di un sistema Erp solitamente le funzioni coinvolte non sono tutte quelle presenti in azienda ma solo alcune di esse. La strategia implementativa può propendere verso diverse soluzione, alternative tra loro, come:

  1. Implementare tutte le funzioni in un unico momento;
  2. Implementare le varie funzioni in momenti diversi creando una scala temporale con indicato l’ingresso del nuovo software in ognuna di esse.

Nel primo caso, spesso soprannominato “big bang”, la scelta aziendale richiede il contestuale passaggio di tutte le funzioni aziendali, ad una certa data, al nuovo sistema Erp, abbandonando completamente il vecchio sistema gestionale. Il passaggio di per se stesso sarà brutale e richiederà la predisposizione degli utenti a questo tipo di operazione che potrebbe, in alcuni casi, portare ad una situazione di crisi operativa, definita come impossibilità di completare i processi aziendali come l’emissione di documenti anziché il caricamento di un prima nota oppure un’incapacità di generare piani di produzione, dovuta alla scarsa conoscenza del sistema adottato o alla elevata percentuale di richieste di aiuto per il supporto funzionale dell’operazione. Elevate richieste, sinonimo di scarsa conoscenza del software, che ridurranno inevitabilmente il tempo a disposizione per risolverle portando, anche in questo caso, alla crisi operativa.

Il periodo di transizione deve essere ridotto al minimo mediante interventi del tipo seguente:

  • motivare adeguatamente il personale circa la necessità di effettuare il cambiamento sottolineandone l’importanza come momento di crescita professionale per gli stessi;
  • attivare dei corsi di formazione intensi, mirati a rendere autonomi nel minor tempo possibile gli utenti;
  • mettere a disposizione degli utenti una ambiente di test nel quale simulare i vari comportamenti operativi;
  • rendere l’attività di passaggio prioritaria anche per il management aziendale il quale deve essere costantemente disponibile per ripianare qualsiasi incomprensione o screzio creatosi in queste situazioni.

Nella seconda ipotesi, attuata abitualmente in quelle realtà più complesse, devono essere definite diverse fasi temporali attraverso le quali armonizzare l’attività di trasferimento. Devono essere definiti tutti i processi che durante ogni singola fase dovranno essere gestiti tramite il nuovo sistema gestionale, e questi processi fanno da apripista per l’intera fase di passaggio, permettendo di monitorare le scelte fatte dalla azienda, misurando e modificando i comportamenti che non rispecchiano la reale attività aziendale e calibrando, in maniera precisa, i successivi passaggi che

coinvolgeranno i processi successivi. L’obiettivo di questo approccio è quello di limitare i problemi sui processi più delicati che per il ruolo centrale e l’importanza che ricoprono, non possono subire prolungate battute di arresto. Si tratta di un approccio più morbido, attraverso il quale si vuole inserire il sistema Erp senza sconvolgere il modo di lavorare degli utenti, ai quali vuol essere lasciato il tempo necessario per adattarsi ai cambiamenti in atto. Rispetto al primo approccio le motivazioni da passare agli utenti dovranno avere lo stesso grado di intensità, mentre la formazione e l’addestramento potranno seguire calendari più flessibili evitando di “stressare” troppo l’ambiente di lavoro. Gli utenti saranno chiamati a portare avanti, per un determinato periodo di tempo, entrambi i sistemi gestionali e la stessa azienda di software potrebbe essere chiamata, per facilitare questo momento, a tenere allineati i dati presenti sui database diversi attraverso la gestione di strumenti di sincronizzazione oppure di importazione dati.

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