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Dopo l’installazione del sistema ERP se si è lavorato bene, l’assestamento dura grossomodo un paio di settimane. Se non si è lavorato bene, però, dura molto di più, perché c’è da riprendere dopo il go-live tutto quello che non è stato fatto in precedenza con l’aggiunta di due difficoltà: da un lato la necessità di garantire la continuità del business aziendale e dall’altro lato il fatto che ci vuole comunque tempo per attivare funzionalità mancanti oppure addestrare utenti impreparati. Questo assestamento problematico è da evitare poiché, al di là di costi che si alzano, comporta la difficoltà di capire quando l’implementazione termina e può lasciare il posto alla manutenzione. Esiste tuttavia una situazione peggiore di quella appena descritta, considerevolmente meno bella.

Ed è quella in cui viene meno la continuità del business dell’azienda, circostanza in cui la questione non è più di costi bensì di danni. È una faccenda seria, terribilmente seria, anche perché esistono casi in cui avviamenti disastrosi hanno provocato perdite elevate se non addirittura fallimenti! Ciò che si vuol dire è che non si è più in presenza di assestamenti problematici ma di vere e proprie catastrofi. Possono essere evitate? Sì, sempre con un buon progetto d’implementazione, che prevede obbligatoriamente un piano di emergenza che entrerà in scena quando le cose si metteranno davvero male dopo il go-live.

Il piano di emergenza è un programma che definisce le azioni che si dovranno attuare nel caso in cui l’attivazione del sistema comprometteranno la continuità del business. Per una corretta definizione del piano è necessario classificare preliminarmente le attività aziendali in:

Critiche: sono attività che non possono essere eseguite né manualmente, né da un sistema che non abbia caratteristiche identiche al precedente; la tolleranza all’interruzione si misura in ore.

Vitali: sono attività che possono essere eseguite manualmente solo per un breve periodo; la tolleranza all’interruzione si misura in giorni, e si cerca di contenere il più possibile l’interruzione poiché produce costi ingenti.

Delicate: sono attività che possono essere eseguite manualmente per un lungo periodo; sebbene l’interruzione possa durare settimane, anche in questo caso si cerca di contenere il più possibile l’interruzione perché lo svolgimento manuale è molto difficoltoso e la conseguente perdita di efficacia ed efficienza produce sul lungo periodo costi non ingenti ma comunque rilevanti.

Non critiche: sono attività che possono essere eseguite manualmente per sempre. Per quanto detto, il piano di emergenza si occupa solamente delle attività critiche e di quelle vitali.

Per ciascun’attività si definisce quando il suo svolgimento può dirsi compromesso e com’è in grado di essere ripristinato adottando opportune contromisure in termini di contenimento ed estirpazione del blocco e successivo recupero della normale operatività.

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