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La lettera camionistica o CMR (Convention des Marchandises par Route) o lettera di vettura è il documento relativo all’accordo internazionale del trasporto su strada. Il documento emesso in triplice copia (una per il mittente, una per il destinatario ed una per il vettore) contiene i seguenti dati obbligatori:

  1. data e luogo di emissione
  2. nome e indirizzo del mittente
  3. nome ed indirizzo del destinatario
  4. nome ed indirizzo del luogo di destinazione se diverso dal destinatario
  5. natura, peso,quantità e/o numero delle cose da trasportare
  6. indicazione degli eventuali punti obbligatori di transito per le operazioni doganali
  7. istruzioni relative alle spese di trasporto, se pagato in partenza o a destino, preferibilmente utilizzando le rese codificate nell’Incoterms
  8. indicazione e classificazione dell’eventuale merce pericolosa A.D.R.

Vediamo alcuni suggerimenti operativi per la gestione della lettera di vettura
Controllare l’esattezza dei dati
Per prima cosa la lettera va emessa con dati esatti e completi in quanto il mittente rimane responsabile per tutti i danni e le spese sostenute dal vettore nel caso in cui la lettera di vettura riporti dati inesatti o insufficienti con particolare riferimento a: nome ed indirizzo del mittente, luogo e data di ricevimento della merce e luogo previsto per la riconsegna, nome ed indirizzo del destinatario, denominazione corrente della natura della merce, numero dei colli, peso lordo, istruzioni per le formalità doganali, nonché di tutte le altre indicazioni o istruzioni da lui fornite per la compilazione della lettera di vettura.

Preferire i termini di resa del tipo C
In questo caso sia un maggiore controllo sul vettore che effettua la spedizione.

Fare attenzione al corretto imballaggio e carico sul mezzo
Il vettore è esonerato da qualsiasi responsabilità quando la perdita o l’avaria sono causate da :Mancanza o stato difettoso dell’imballaggio per le merci soggette per propria natura a cali o avarie. Trattamento, caricamento, stivamento o scaricamento della merce da parte del mittente o del destinatario o da parte di loro incaricati.

Richiedere una verifica del peso
Il mittente ha diritto alla verifica del peso e del numero dei colli della merce spedita ed il vettore ha l’obbligo di riportare sulla lettera di vettura il risultato della verifica.

Richiedere ai propri clienti comunitari il ritorno di una copia della CMR con l’attestazione della ricezione delle merci.
L’azienda deve esibire un documento di trasporto da cui si evinca l’uscita delle merci dal territorio dello Stato per l’inoltro ad un soggetto passivo di imposta identificato in altro paese comunitario. A tal fine si fa riferimento al CMR firmato e timbrato dal trasportatore per presa in carico (campo 23 del formulario CMR) e dal destinatario per ricevuta a destino (campo 24).

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Il punto di riordino è una tecnica di gestione delle scorte che consiste nel confrontare periodicamente la giacenza con il punto di riordino e di emettere l’ordine d’acquisto quanto la giacenze è inferiore al punto di riordino. La procedura per la gestione delle scorte con il punto di riordino si articola nelle seguenti fasi:

  1. Analisi della domanda
  2. Calcolo della domanda media giornaliera
  3. Individuazione del livello di servizio
  4. Calcolo della scorta di sicurezza
  5. Calcolo del punto di riordino
  6. Confronto tra giacenza e punto di riordino

Analisi della domanda
In questa fase dobbiamo individuare il modo in cui calcolare la domanda ovvero se considerare i dati storici o quelli futuri, molto dipende dal fatto che gestiamo nel nostro sistema gli ordini dei nostri clienti e le loro eventuali previsioni nel caso avessimo queste informazioni è opportuno utilizzare i dati futuri in quanto rispecchiano le attività che l’impresa svolgerà in futuro con qualche margine di errore man mano che si procede avanti nel tempo. Attenzione a considerare i codici obsoleti o a rischio obsolescenza quando si utilizzano i dati storici. Ad esempio un determinato materiale è stato utilizzato mediamente per 10 pezzi al giorno, successivamente il cliente ha richiesto una modifica al prodotto che utilizza quel materiale sostituendolo con uno diverso, a questo punto ci rimangono in magazzino 100 pezzi sufficienti a coprire l’ultimo ordine del cliente per il prodotto vecchio modello, in questo caso se il nostro materiale ha un lead time di 20 giorni il nostro punto di riordino calcolato con i dati storici sarà uguale a 200 pezzi pertanto essendo la giacenza inferiore al punto di riordino il sistema ci suggerirà di emettere un ordine d’acquisto.
Altra operazione da compiere è individuare il tipo di domanda per ogni articolo al fine di stabilire se si tratta di domanda regolare, sporadica, erratica o intermittente, calcoleremo il punto di riordino unicamente per quei codici che hanno una domanda regolare, mentre per gli altri dovremo utilizzare una tecnica di gestione delle scorte differente.

Calcolo della domanda media giornaliera
Nel caso utilizziamo dati storici basta dividere la QT domandata nell’arco temporale di riferimento per il numero di giorni lavorativi presenti. Nel caso utilizzassimo i dati futuri abbiamo due possibilità: procedere come per i dati storici dividendo l’impegno futuro per il numero di giorni lavorativi presenti nell’arco temporale di riferimento, oppure considerare la domanda come la somma della domanda inevasa più la domanda prevista nel periodo di lead time dell’articolo a partire dalla data del calcolo. In questo secondo caso il calcolo del punto di riordino va eseguito ogni giorno in quanto man mano che passa il tempo entrano nell’orizzonte temporale nuovi impegni ed anche perché ogni articolo ha un lead time differente .

Individuazione del livello di servizio
Per ogni articolo calcoliamo il livello di servizio in base alla classe ABC di consumo dell’articolo assegnando un maggior livello di servizio agli articoli di classe A.

Calcolo della scorta di sicurezza
Procediamo al calcolo della scorta di sicurezza come visto in un post precedente.

Calcolo del punto di riordino
Calcoliamo il punto di riordino come moltiplicazione della domanda per il lead time dell’articolo più la scorta di sicurezza precedentemente calcolata, attenzione che la domanda ed il lead time siano della stessa unità di misura (domanda giornaliera, lead time espresso in giorni, domanda settimanale lead time espresso in settimane)

Confronto tra giacenza e punto di riordino
A questo punto confrontiamo la giacenza con il punto di riordino e nel caso sia inferiore al punto di riordino verifichiamo se nel lead time più lo scaduto vi siano ordini ai fornitori, in questo caso ci limitiamo a sollecitare gli ordini già in essere, se non ci sono ordini verifichiamo se vi sono ordini nel periodo successivo al lead time, in questo caso richiediamo un anticipo al fornitore. Nel caso non vi siano ordini verifichiamo di quanto la giacenza è scesa al di sotto del punto di riordino e procediamo all’emissione dell’ordine. Nel caso la giacenza sia superiore al punto di riordino e nel lead time ci sono degli ordini procediamo al posticipo degli ordini, nel caso invece il punto di riordino sia uguale a zero e nel lead time ci siano degli ordini valutiamo se annullare gli ordini ai fornitori.

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L’anagrafica articoli costituisce il cuore di un gestionale per quanto riguarda la logistica in quanto vengono definiti in questa tabella le regole ed i parametri per la gestione fisica ed informativa del materiale, pertanto è necessario che i dati inseriti siano corretti e riflettano la situazione reale. È quindi importante definire una procedura per la codifica di nuovi codice definendo gli enti coinvolti e le informazioni di competenza ed obbligatorie. Proviamo a definire una generica procedura di codifica per quale ogni impresa potrà personalizzare in base alle esigenze. Per ogni tipologia di articolo definiamo quali sono gli uffici coinvolti e per ogni ufficio quali sono le informazione obbligatorie da definire. Ad esempio per i particolari d’acquisto gli enti coinvolti dovrebbero essere l’ufficio tecnico per le specifiche tecniche relative al prodotto, mentre l’ufficio acquisti per le informazioni relative al fornitore d’acquisto, al prezzo d’acquisto, mentre sono di competenza della logistica approvvigionamenti il lotto minimo d’acquisto, la confezione, l’ubicazione in magazzino e la modalità di riordino. Per i prodotti finiti gli uffici coinvolti saranno, l’ufficio tecnico , l’ufficio commerciale, e la logistica vendite, mentre per i materiali che vengono acquistati e poi rivenduti saranno coinvolti l’ufficio acquisti, vendite, la logistica approvvigionamenti e vendite. Una volta individuati gli uffici coinvolti e le informazioni da inserire a carico di ogni ufficio è opportuno definire per alcuni campi delle politiche di inserimento del campo, ad esempio bisogna definire una politica per la definizione della descrizione ovvero regole attraverso le quali si giunge a definire quali informazioni devono esserci nella descrizione dell’articolo ed il modo per definirle. La descrizione dipende molto da quali campi è possibile gestire per classificare l’articolo, consideriamo ad esempio la descrizione di una calzatura avremo informazioni quali il colore, il modello, il materiale ed il numero, per la descrizione bisogna prevedere quali di queste informazioni inserire e se il gestionale permette l’inserimento di campi personalizzati dove poter inserire queste informazioni. Se il gestionale permette l’utilizzo di quattro campi personalizzati li utilizzeremo per definire le informazioni viste in precedenza ed in descrizione potremmo decidere di essere generici inserendo una descrizione tipo calzatura uomo o una descrizione derivante dall’unione dei quattro campi personalizzati. Una buona pratica è quella di utilizzare i campi personalizzati in modo da rendere i dati più integri e consistenti, in quanto il campo descrizione è un campo testo nel quale è possibile scrivere di tutto. Una volta definite le regole di inserimento è bene definire le regole in casa di mancanza di un dato, ovvero cosa fare se non si ha l’informazione prevista per un campo obbligatorio, una soluzione potrebbe essere quella di inserire un dato provvisorio e modificarlo in seguito. Quindi riassumendo possiamo definire la procedura generica per la codifica di un articolo:

  1. Definizione delle tipologie di articoli
  2. Definizione degli uffici coinvolti per la codifica per le diverse tipologie di articoli
  3. Definizione delle informazione di competenza di ogni ufficio e della loro obbligatorietà
  4. Definizione delle regole di inserimento delle informazioni
  5. Definizione delle regole per i dati mancanti

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Una riorganizzazione del magazzino rende necessaria e molto utile una preventiva analisi dei flussi fisici di magazzino ( diventa un prerequisito obbligatorio quando si vuole procedere all’inserimento nella propria gestione logistica di un WMS). Analizzare i flussi di magazzino significa individuare quali tipologie di flussi avvengono nelle quattro fasi fondamentali delle operazioni di magazzino:

  • Ricevimento: Con questa attività si prepara la merce ad entrare nel sistema magazzino.
  • Stoccaggio: Con questa attività viene conservata la merce nel sistema magazzino in modo che sia facilmente reperibile e ben conservata
  • Prelievo: Con questa attività viene prelevata la merce per poter essere utilizzata in un processo di generazione del valore.
  • Spedizione: con questa attività la merce viene preparata per uscire dal sistema magazzino.

La prima operazione da effettuare è quella di individuare i macro flussi di attività che coinvolgono il magazzino come acquisto, vendita, conto lavoro, produzione, trasferimento, riparazione ecc.
Per ogni macro flusso individuiamo da quali operazioni di magazzino è interessato il flusso, ad esempio nel flusso di acquisto avremo le operazioni di ricevimento e stoccaggio, mentre per la produzione avremo prelievo e stoccaggio, più articolato è il flusso del conto lavoro in quanto avremo le operazioni di prelievo e spedizione quando inviamo la merce per essere lavorata ed abbiamo ricevimento e stoccaggio quando ci viene successivamente restituita la merce lavorata.
Il passo successivo consiste nel individuare eventuali microflussi all’interno dei flussi precedentemente individuati. In questa attività ha convenienza dettagliare ulteriormente il flusso principale nel caso ci siamo operazione differenti, consideriamo ad esempio il flusso vendite, potremmo individuare delle operazioni differenti tra le vendite Italia o le vendite all’estero pertanto è necessario individuare due flussi di vendita. Attenzione i due flussi devono divergere per quanto riguarda le operazioni fisiche non per le operazioni informative (ad esempio se per le vendite Italia emetto il DDT mentre per quelle estere la fattura, il flusso fisico è identico pertanto possiamo considerare un solo flusso, se invece per le vendite Italia la merce viene spostata nell’area attesa spedizioni con mezzi propri, mentre nel caso vendite estere la merce viene sposta nell’area attesa spedizioni tramite corrieri, si rende necessario tenere distinti i due flussi) .
La fase successiva consiste nell’individuare le operazioni svolte in ogni flusso individuato separando e distinguendo graficamente le operazioni (etichettatura, imballaggio, scarico mezzo, carico mezzo, conteggio ecc) dagli spostamenti (trasferimento in area controllo, spostamento in area attesa spedizione, spostamento in area allestimento conto lavoro ecc) e dai nodi decisionali (la merce è soggetta a controllo ?, la QT prevista è uguale a quella fisica? Ecc). L’ultima fase consiste nel tracciare il diagramma dei flussi tra le diverse aree di magazzino. Si elencano le aree individuate nella precedente analisi e per ognuna si disegna un cerchio rappresentativo, a questo punto si tracciano le frecce che collegano le varie aree. Riepilogando possiamo sintetizza la procedura di analisi dei flussi in queste operazioni:

  1. Individuazione dei macro flussi
  2. Matrice macro flussi /Operazioni di magazzino
  3. Individuazione dei micro flussi
  4. Dettaglio delle operazioni dei micro flussi
  5. Diagramma dei flussi tra le aree.

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In seguito all’emissione o alla registrazione di una fattura, è possibile emettere una nota di credito allo scopo di diminuire l’imponibile e la relativa Iva . Ciò può avvenire per vari motivi :

  • Abbuoni o sconti previsti contrattualmente.
  • Mancato pagamento da parte del cliente, a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive rimaste infruttuose.
  • Variazione in seguito ad accordi sopravvenuti tra le parti.
  • Resi di merce.
  • Altri errori nella fatturazione.

In tutti questi casi il cedente del bene può recuperare la maggior imposta versata, mediante l’emissione di una nota di credito nei confronti del cessionario. La nota di credito è dunque, il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare totalmente o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente.

La nota di debito è il documento emesso dal venditore quando ha necessità di integrare gli importi esposti in una fattura emessa in precedenza. Nel caso che successivamente all’emissione o alla registrazione della fattura si riscontri un fatto (errore, diverso accordo sopravvenuto, ecc) che comporti un aumento dell’imponibile o dell’Iva, il cedente deve emettere o registrare un’apposita fattura integrativa (nota di debito) per il maggior importo da addebitare al cliente. La nota di debito deve essere emessa qualunque sia la causa della variazione in aumento. Le note di debito devono essere registrate nel registro delle fatture emesse.

Dal punto di vista logistico le note di debito e di accredito si verificano quando si riscontra una QT fisica diversa da quella fatturata, o quando è stato spedito un codice diverso da quello richiesto. Possiamo analizzare i casi a seconda che la differenza si presenti in ingresso od in uscita. Nel primo caso riceviamo la merce con il relativo DDT dal nostro fornitore e ci accorgiamo che per uno o più codici vi siano delle differenze delle QT emettiamo una segnalazione al fornitore avendo le seguenti possibilità:

  • QT DDT è superiore alla QT fisica: storno del DDT e richiesta della merce mancante al fornitore per la quale emette nuovo DDT
  • QT DDT è inferiore alla QT fisica: Nel caso la QT in più ci serve chiediamo al fornitore un DDT di integrazione per la QT mancante, nel caso la merce non ci serva la rispediamo al fornitore come reso per eccedenza.

Nel caso sia stata emessa già la fattura o nel caso non vi sia DDT ma solo fattura accompagnatoria per risolvere la differenza è necessario fare ricorso alle note di debito o di credito. Quando la QT fatturata è superiore alla QT riscontrata il fornitore emette una nota di accredito nel caso in cui non sia stato stornato il DDT e non sia stato emesso il DDT per la merce mancante (In questo caso nella contabilità di magazzino dovrò comunque scaricare la QT errata caricata con il DDT), nel caso la QT fatturata è inferiore alla QT riscontrata il fornitore emette una nota di debito. Specularmente a quanto visto per la merce in ingresso avviene per la merce in uscita.

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Una volta definiti i sistemi di stoccaggio ed il loro layout, scelti i mezzi di movimentazione è necessario definire quanti mezzi di movimentazione utilizzare nel processo logistico. Tale dimensionamento può essere definito semplicemente come la divisione tra il carico di lavoro e la potenzialità del mezzo di movimentazione. Andiamo però ad indagare cosa si nasconde dietro questa semplice frazione, per prima cosa entrambi i termini devono essere espressi nella stessa unità di misura ovvero UDC/ore, scendendo più nel dettaglio possiamo calcolare il carico di lavoro come somma tra UDC in ingesso e UDC in uscita. Possiamo reperire questo dato dai DDT di entrata ed uscita della merce, questo però è un dato storico, per la nostra analisi è necessario effettuare una previsione in quanto dobbiamo decidere quanti mezzi utilizzare non sulla base di quello che avvenuto in passato ma sulla base di quello che si presuma avvenga in futuro. Per risolvere questo problema abbiamo due possibilità:

  • Previsione sulla base della serie storica di UDC movimentate
  • Individuazione di una variabile collegata con le UDC movimentate

Nel primo caso possiamo utilizzare la varie tecniche di previsione quali media mobile, smorzamento esponenziale ecc. Nel secondo caso dobbiamo effettuare una analisi di correlazione tra le UDC movimentate ed una serie di variabili che potrebbero essere Numero di DDT, Numero di Ordini, Articoli per ordine, Articoli per DDT ecc. Una variabile che sicuramente è strettamente collegata con le UDC movimentate è il volume dell’articolo (dato che però non sempre è disponibile a sistema), in questo caso basta dividere il volume dell’UDC per il volume dell’articolo per sapere quanti articoli approssimativamente ci sono su una UDC e moltiplicare questo valore per la QT ordinata dell’articolo ai fornitori e dai clienti per conoscere la movimentazione di UDC in ingresso ed uscita.
Analizziamo adesso il secondo elemento della nostra divisione, la potenzialità del mezzo di movimentazione viene definita come la quantità trasporta nel ciclo di lavoro del mezzo data dalla somma delle seguenti operazioni: carico, trasferimento, scarico, attesa (eventuali interferenze, code). Per calcolare il tempo di tali operazioni è necessario consultare la scheda tecnica del sistema di movimentazione, per il carico e lo scarico basta prendere il valore della velocità di sollevamento e discesa, mentre per il trasferimento bisogna moltiplicare la velocità di marcia per il percorso medio, infine per l’attesa utilizzeremo una variabile casuale normale. Più complicato rimane da calcolare il percorso medio, una soluzione potrebbe essere quella di dividere i metri percorsi per il numero di prelievi in una arco temporale.

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