Articoli Taggati ‘valutare fornitori’

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Nei post precedenti abbiamo visto come sia importante valutare i propri fornitori in modo da poter costantemente monitorare le loro prestazioni in modo da prendere decisioni razionali (a volte in azienda si sente dire questo fornitore non è buono dobbiamo sostituirlo, in una gestione razionale di una azienda le cose non dovrebbero andare in questo modo, ma dovrebbero sentirsi frasi del tipo il fornitore Z consegna l’80% delle volte in ritardo di 6 giorni, il 30% delle volte la consegna e mancante del 20% dell’ordine, bisogna intervenire). Quando decidiamo di avere un nuovo fornitore oltre alle valutazioni tecniche e di prezzo è bene valutare anche quale livello di servizio logistico può fornirci. Ad esempio è opportuno chiedere se il fornitore è in grado di fornirci il lead time dei suoi prodotti, quale frequenza di consegna può garantire, quale tipologia di ordini riesce a gestire, quali sono i suoi lotti minimi e le confezioni, quale è il suo sistema informativo, in che modo gestisce il processo dell’ordine, in che modo è organizzato il suo magazzino, l’utilizzo di mezzi che consento di ridurre la distanza tra flusso fisico ed informativo, la sua posizione geografica e della sua rete distributiva. È importante che venga fatta questa valutazione è che venga predisposta una sezione nella scheda del fornitore dove raccogliere queste informazioni. Oltre a raccogliere queste informazioni è bene tenerne conto nella scelta finale, in quanto uno pessimo livello di servizio logistico può far passare in secondo piano anche un prezzo competitivo ed un prodotto di ottima qualità tecnica. Ad esempio se il fornitore non possiede un sistema di gestione dell’ordine adatto alle nostre esigenze è probabile che ci saranno dei ritardi di consegna, o nel caso il magazzino non sia correttamente gestito è probabile che riceva un codice al posto di un altro oppure l’ordine arrivi con dei codici mancanti perché magari al momento della spedizioni ci si è accorti che mancavano degli articoli. In sintesi la valutazione del fornitore dal punto di vista logistico dovrà cercare di rispondere alla seguente domanda: Il fornitore riuscirà a consegnarmi nel tempo giusto, nella quantità giusta, nel luogo giusto, il prodotto giusto?

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Abbiamo visto in un post precedente che è possibile classificare i fornitori in diverse categorie al fine di valutarli, in modo particolare in questo post vedremo una procedura da seguire nel caso il nostro fornitore sia un fornitore abituale per il quale dobbiamo verificare che le sue prestazioni non scendano sotto i livelli previsti. In modo particolare la procedura serve a valutare il fornitore dal punto di vista logistico. È da notare che tale procedura di valutazione non può prescindere dalla presenza di un sistema gestionale in quanto è necessario rilevare dei dati per poter effettuare la valutazione. Se consideriamo che tale procedura viene effettuata con frequenza mensile possiamo individuare le seguenti fasi:

  1. estrazione dei dati dal gestionale
  2. calcolo degli indicatori
  3. valutazione del trend degli indicatori
  4. individuazione degli eventuali fornitori da sospendere

Nella prima fase provvediamo ad estrarre i dati dal nostro gestionale ed ad integrali con eventuali altri applicativi in modo da ottenere i dati necessari per il calcolo degli indicatori, bisogna pertanto estrarre dalle tabelle degli ordini e delle consegne le seguenti informazioni:
FORNITORE, CODICE, DATA ORDINE, DATA CONSEGNA CONFERMATA, DATA CONSEGNA EFFETTIVA, DIFFERNZA TRA DDT e ORDINE, DIFFERENZA TRA DDT E CODICE FISICO, PRODOTTO DANNEGGIATO, PRODOTTO SENZA ETICHETTA.
Non sempre queste informazioni saranno presenti nel gestionale, pertanto potrebbe essere utile richiedere una personalizzazione, oppure utilizzare un database esterno al gestionale soprattutto per registrare informazioni in merito alla correttezza delle consegne e delle loro documentazioni (Nel caso il gestionale non fosse personalizzabile o fosse troppo oneroso farlo è possibile fare ricorso ad Access per integrare i dati mancanti, infatti creando delle tabelle collegate in Access è possibile ricavare i dati dal gestionale relativi agli ordini ed ai documenti di trasporto, a questo punto quando il personale dell’ufficio accettazione una volta caricato a gestionale il DDT potrà estrarre i dati dal gestionale del DDT appena caricato ed indicare eventuali differenza tra DDT ed ordine, tra DDT e quanto fisicamente riscontrato e la presenza di codici danneggiati). Una volta estratti tutti i dati verranno calcolati gli indicatori per ogni fornitore e valutati in base al loro andamento nel tempo a questo punto potranno essere individuati i fornitori che dal punto di vista logistico sarebbe bene sospendere.

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I fornitori sono parte integrante del processo produttivo ed organizzativo della azienda e quindi devono essere selezionati in modo da offrire le massime garanzie possibili. Essi sono classificati, per quanto riguarda l’attività di valutazione, nelle seguenti quattro tipologie:

  • fornitori abituali o storici
  • fornitori nuovi e potenziali
  • fornitori qualificati con riserva
  • fornitori sospesi
  • fornitori non qualificati

Si considerano fornitori abituali o storici coloro che hanno effettuato forniture presso l’azienda negli ultimi due anni. La periodicità della valutazione di tali fornitori è semestrale . Questi fornitori, avendo con l’azienda rapporti consolidati, vengono inseriti nell’Elenco dei fornitori qualificati direttamente, previa verifica delle informazioni pregresse. Viene successivamente acquisita agli atti la nuova documentazione per l’aggiornamento delle loro referenze. Si considerano fornitori nuovi o potenziali coloro che non hanno effettuato forniture presso l’azienda negli ultimi 12 mesi. I fornitori sospesi sono fornitori già qualificati che non hanno superato con successo il processo di verifica periodica e che vengono posti sotto osservazione per un periodo di tempo determinato. In tale periodo il fornitore può continuare ad erogare servizi o a vendere prodotti se ha contratti in essere ma non può acquisirne di nuovi. I non qualificati sono fornitori già sospesi che non sono riusciti a superare il processo di verifica entro il periodo di osservazione. Ad essi viene revocata la qualifica. Dovranno attendere un periodo prefissato di tempo prima di potersi, eventualmente, ripresentare all’azienda per una nuova valutazione.
Per quanto riguarda i fornitori abituali la valutazione va fatta monitorando alcune variabili ed assegnando ad ognuna un peso, per quanto riguarda la logistica le variabili da tenere sotto controllo sono:

  • Puntualità di consegna (differenza tra data confermata e data di arrivo della merce)
  • Lead time (differenza tra data richiesta e data confermata)
  • Correttezza delle consegne (numero righe d’ordine consegnate errate, consegne presso magazzini errati, merce danneggiata a causa imballo fornitore)
  • Correttezza delle documentazione (corrispondenza tra DDT e quanto fisicamente consegnato, Presenza di etichette identificative)
  • Gestione degli ordini (modalità di invio, tempi di risposta, flessibilità del piano consegne).

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