In questo post cercherò di tracciare una procedura abbastanza generale da seguire per un inventario totale. Per prima cosa bisogna individuare il periodo in cui effettuare l’inventario, solitamente un periodo di minore intensità lavorativa in quanto il conteggio totale richiede la sospensione dell’attività. Possiamo distinguere il procedimento in tre fasi: Operazioni preinventariali, operazioni inventariali ed operazioni postinventariali.

Operazioni preinventariali

1. Definizione del periodo inventariale e comunicazione ai clienti e fornitori
2. Definizione delle squadre di conta e dei gruppi di caricamento dati
3. Stampa dei tabulati per il conteggio (ogni tabulato riporterà in testata il nome del tabulato, la pagina ed il numero di pagine totali, il nome di chi ha contato , la data ed il nome di chi ha inserito i dati del tabulato nel sistema gestionale, il corpo del tabulato riporterà invece le seguenti informazioni  codice previsto nell’area, QT contata. È bene prevedere delle righe vuote in cui inserire eventuali altri codici rinvenuti, inoltre è bene prevedere dei tabulati aggiuntivi completamente vuoti in quanto nessuno codice deve essere scritto su foglietti volanti è sempre necessario rintracciare chi e quando sono state fatte le operazioni di conta)
4. Terminare le operazioni di produzione e riportare in ubicazione i codici non utilizzati
5. Riportare in ubicazione i codici prelevati per essere visionati
6. Bloccare  le entrate e le uscite.

Operazioni inventariali

1. Ad ogni squadra viene affidata un area da contare
2. Al termine del primo conteggio viene effettuato un secondo conteggio da una altra squadra
3. Inserimento dei dati dei tabulati nel gestionale
4. Controllo dati inseriti
5. Riconteggio delle rettifiche di maggior valore
6. Esecuzione rettifiche inventariali

Operazioni post inventariali

1. Archiviazione tabulati
2. Controllo dei codici senza costo ultimo
3. Analisi delle rettifiche inventariali.