L’anagrafica dei clienti e dei fornitori rappresenta un’insieme di informazioni vitali per l’impresa non solo dal punto di vista logistico, pertanto l’inserimento di dati rappresenta una attività che non va trascurata pur di procedere velocemente nell’emissioni di documenti. In questo post vedremo alcune problematiche relative alla procedura di inserimento dati clienti fornitori. Una prima problematica consiste nell’individuare il momento in cui un cliente od un fornitori può entrare nel nostro sistema gestionale, se il sistema lo permette è bene prevedere un campo stato relativo al cliente/fornitore, stato al quale collegare i campi obbligatori per l’inserimento del dato. Ad esempio se è previsto uno stato potenziale, significa che ancora il cliente non ha emesso un ordine oppure non abbiamo ancora effettuato un ordine al fornitore, in questa fase campi come le coordinate bancarie o il vettore di riferimento o la modalità di pagamento possono essere tranquillamente non essere compilati anche perché molto probabilmente ancora non avremo queste informazioni.

Altra problematica è relativa alle relazioni che possono intercorrere tra i clienti fornitori ad esempio potremmo avere tra i clienti aziende che appartengono allo stesso gruppo per le quali ci saranno informazioni comuni, oppure tra i fornitori potremmo avere il produttore diretto ed un suo rivenditore, è quindi opportuno evidenziare in qualche modo queste relazioni all’interno dell’anagrafica.

Altra problematica è quella relativa alla compilazione dei campi per i quali è bene prevedere dove possibile dei campi tabulati che fanno cioè riferimento a delle tabelle, altrimenti ci troveremo nel campo modalità di pagamento dati come 30 DF o 30 GG DF ed altre amenità (può sembrare un consiglio banale ma molto spesso si ha la fretta di inserire il dato perché magari c’è il DDT da  stampare urgentemente). Un campo non tabulabile che richiede attenzione è quello dell’indirizzo, in modo particolare per i clienti un inserimento quanto più standardizzato possibile rende poi facile una eventuale attività di geomarketing.

Infine si presenta il problema delle imprese che cambiano ragione sociale per cui si presentano due possibilità: modificare la ragione sociale, o creare un nuovo record ed annullare il precedente associando tutte le relazioni con il nuovo (contratti, DDT, Fatture ecc). La seconda operazione è decisamente molto più onerosa ed andrebbe adottata unicamente nel caso in cui ci siano gravi pendenze con la società precedente.