Il numeratore è un codice alfanumerico che identifica in maniera univoca un documento (Ordine, DDT, fattura, offerta, reclamo, movimento di magazzino ecc) costituito da due parti, una delle quali è auto incrementate mentre l’altra identifica una categoria di documenti. Nella costruzione di un numeratore bisogna tener conto di tre elementi:
- Il numero dei caratteri
- La potenzialità del numeratore
- Il raggruppamento in categorie
Il numero dei caratteri può essere imposto dal gestionale e pertanto bisogna tenerne conto nella costruzione del numeratore, nel caso vi sia libertà di scelta il numero dei caratteri va comunque definito in modo che sia fisso, la lunghezza del numeratore influenza anche la sua potenzialità pertanto è un scelta che va fatta dopo aver definito il raggruppamento in categorie ed il numero di documenti da gestire.
Per potenzialità del numeratore si intende la capacità massima di documenti che esso può gestire, pertanto con quattro caratteri riusciamo a gestire fino a 9999 documenti. Per dimensionare correttamente la potenzialità del numeratore bisogna definire il numero medio di documenti che verranno emessi nell’acro di tempo per il raggruppamento di documenti considerato, maggiore è il dettaglio del raggruppamento minore sarà il numero dei documenti che il numeratore dovrà gestire. Consideriamo ad esempio le fatture emesse se consideriamo un numeratore univoco allora dovremmo prevedere un elevato numero di caratteri in quanto dovrà contenere tutte le fatture emesse dall’azienda dalla sua costituzione fino alla sua estinzione, tale scelta oltre che fiscalmente non corretta pone delle grosse difficoltà nel definire la potenzialità del numeratore in quanto non è facile prevedere il numero di documenti che dovrà gestire. È necessario definire quindi un raggruppamento che può essere cronologico (i documenti emessi o ricevuti nello stesso periodo) o per tipologia di documento (ad esempio le fatture Italia o quelle estero). Consideriamo ad esempio il numeratore degli ordini clienti, possiamo raggrupparli per tipo di cliente (I Italia, E Estero) e per anno. Se consideriamo che per ogni anno vengono ricevuti all’incirca 500 ordini possiamo definire il numeratore in questo modo: per l’Italia avremo IAANNN, mentre per l’estero EAANNN. Il numeratore così definito ha una potenzialità annua di 1000 documenti per l’Italia e 1000 per l’estero e si esaurisce al termine del millennio.
Il vantaggio di avere dei numeratori è quello di identificare e tracciare i documenti con maggiore precisione all’interno del flusso informativo per tanto un buon livello di dettaglio permette una facile identificazione ed archiviazione dei documenti. Il livello di dettaglio del raggruppamento deriva dalle modalità differenti di gestione dei documenti (ad esempio gli ordini cliente Italia sono gestiti in un modo mentre quelli dall’estero in un altro). Non ha senso invece aumentare il livello di dettaglio a fini statistici, è bene prevedere in questi casi un campo ulteriore (se gli ordini Italia per il centro nord sono gestiti alla stessa maniera di quelli del sud è inutile creare numeratori diversi, se vogliamo ottenere informazioni ai fini statistici le ricaviamo dal cliente).