L’anagrafica articoli costituisce il cuore di un gestionale per quanto riguarda la logistica in quanto vengono definiti in questa tabella le regole ed i parametri per la gestione fisica ed informativa del materiale, pertanto è necessario che i dati inseriti siano corretti e riflettano la situazione reale. È quindi importante definire una procedura per la codifica di nuovi codice definendo gli enti coinvolti e le informazioni di competenza ed obbligatorie. Proviamo a definire una generica procedura di codifica per quale ogni impresa potrà personalizzare in base alle esigenze. Per ogni tipologia di articolo definiamo quali sono gli uffici coinvolti e per ogni ufficio quali sono le informazione obbligatorie da definire. Ad esempio per i particolari d’acquisto gli enti coinvolti dovrebbero essere l’ufficio tecnico per le specifiche tecniche relative al prodotto, mentre l’ufficio acquisti per le informazioni relative al fornitore d’acquisto, al prezzo d’acquisto, mentre sono di competenza della logistica approvvigionamenti il lotto minimo d’acquisto, la confezione, l’ubicazione in magazzino e la modalità di riordino. Per i prodotti finiti gli uffici coinvolti saranno, l’ufficio tecnico , l’ufficio commerciale, e la logistica vendite, mentre per i materiali che vengono acquistati e poi rivenduti saranno coinvolti l’ufficio acquisti, vendite, la logistica approvvigionamenti e vendite. Una volta individuati gli uffici coinvolti e le informazioni da inserire a carico di ogni ufficio è opportuno definire per alcuni campi delle politiche di inserimento del campo, ad esempio bisogna definire una politica per la definizione della descrizione ovvero regole attraverso le quali si giunge a definire quali informazioni devono esserci nella descrizione dell’articolo ed il modo per definirle. La descrizione dipende molto da quali campi è possibile gestire per classificare l’articolo, consideriamo ad esempio la descrizione di una calzatura avremo informazioni quali il colore, il modello, il materiale ed il numero, per la descrizione bisogna prevedere quali di queste informazioni inserire e se il gestionale permette l’inserimento di campi personalizzati dove poter inserire queste informazioni. Se il gestionale permette l’utilizzo di quattro campi personalizzati li utilizzeremo per definire le informazioni viste in precedenza ed in descrizione potremmo decidere di essere generici inserendo una descrizione tipo calzatura uomo o una descrizione derivante dall’unione dei quattro campi personalizzati. Una buona pratica è quella di utilizzare i campi personalizzati in modo da rendere i dati più integri e consistenti, in quanto il campo descrizione è un campo testo nel quale è possibile scrivere di tutto. Una volta definite le regole di inserimento è bene definire le regole in casa di mancanza di un dato, ovvero cosa fare se non si ha l’informazione prevista per un campo obbligatorio, una soluzione potrebbe essere quella di inserire un dato provvisorio e modificarlo in seguito. Quindi riassumendo possiamo definire la procedura generica per la codifica di un articolo:

1. Definizione delle tipologie di articoli
2. Definizione degli uffici coinvolti per la codifica per le diverse tipologie di articoli
3. Definizione delle informazione di competenza di ogni ufficio e della loro obbligatorietà
4. Definizione delle regole di inserimento delle informazioni
5. Definizione delle regole per i dati mancanti