Consideriamo il portafoglio ordini come l’elenco degli ordini ancora in essere dei clienti o verso i fornitori. È di grande utilità avere disponibile il portafoglio ordini su un foglio Excel per poter effettuare diverse elaborazioni ed utilizzarlo in diverse attività logistiche, infatti benché il portafoglio ordini sia interrogabile e stampabile dal proprio sistema informativo, il foglio di calcolo consente una notevole flessibilità nella gestione dei dati in grado di risolvere quelle problematiche impreviste che il sistema gestionale non è in grado di risolvere.
Per poter disporre del portafoglio ordini sul foglio Excel è necessario che il sistema gestionali presenti un database a cui è possibile accedere (ad esempio MS Access, SQLserver, MySql, DB2, Oracle o altri Database). Per poter ottenere le informazioni necessarie è possibile procedere nel modo seguente:

1. Individuare le tabelle coinvolte nel portafoglio ordini
2. Creare la query SQL per estrarre i dati
3. Inserire la query nel programma MS Query di Excel

Individuare le tabelle coinvolte nel portafoglio ordini: Solitamente le tabelle da interrogare sono la tabella con la testata degli ordini e la tabella con le righe d’ordine, inoltre è bene considerare la tabella anagrafica articoli, la tabella anagrafica clienti/fornitori e la tabella con i listini. È bene individuare il campo che indica se l’ordine o la riga d’ordine sono stati saldati.
Creare la query SQL per estrarre i dati: consideriamo di avere le seguenti tabelle:
ORDINICLIENTI: NUMORDINE, CODCLIENTE, STATOORDINE, NUMORDINECLIENTE, DESTINAZIONE, DATACONSEGNA
RIGHEORDINI: NUMORDINE, CODARTICOLO,STATORIGA,QTORD,QTSPED
ANAGRAFICO: CODARTICOLO,DESCRIZIONE,COSTO
ANAGRAFICOCLIENTI: CODCLIENTE,RAGIONE SOCIALE, STATO
LISTINOCLIENTI:CODCLIENTE,CODARTICOLO,CODARTICOLOCLIENTE

Per ottenere il portafoglio ordini bisogna procedere con il seguente testo SQL:

SELECT ORDINICLIENTI.NUMORDINE, ANAGRAFICOCLIENTI.CODCLIENTE, ANAGRAFICOCLIENTI.[RAGIONE SOCIALE], ORDINICLIENTI.NUMORDINECLIENTE, ORDINICLIENTI.DESTINAZIONE, ORDINICLIENTI.DATACONSEGNA, RIGHEORDINI.CODARTICOLO, LISTINOCLIENTI.CODARTICOLOCLIENTE, ANAGRAFICO.DESCRIZIONE, ANAGRAFICO.COSTO
FROM (((ORDINICLIENTI INNER JOIN RIGHEORDINI ON ORDINICLIENTI.NUMORDINE = RIGHEORDINI.NUMORDINE) INNER JOIN ANAGRAFICOCLIENTI ON ORDINICLIENTI.CODCLIENTE = ANAGRAFICOCLIENTI.CODCLIENTE) INNER JOIN ANAGRAFICO ON RIGHEORDINI.CODARTICOLO = ANAGRAFICO.CODARTICOLO) INNER JOIN LISTINOCLIENTI ON (RIGHEORDINI.CODARTICOLO = LISTINOCLIENTI.CODARTICOLO) AND (ORDINICLIENTI.CODCLIENTE = LISTINOCLIENTI.CODCLIENTE)
WHERE (((ORDINICLIENTI.STATOORDINE)="A") AND ((RIGHEORDINI.STATORIGA)="A"));

Inserire la query nel programma MS Query di Excel: A questo punto possiamo andare sul foglio Excel sulla scheda dati e cliccare su altre origini dati e selezionare Da microsoft query, selezionare l’origine dati e una volta avviato MS Query cliccare sul pulsante SQL e incollare il testo SQL precedentemente creato. A questo punto abbiamo il portafoglio ordini su cui effettuare le nostre elaborazioni.