Con Excel è facile creare un grafico, basta selezionare i dati cliccare su inserisci grafico, scegliere il grafico ed il gioco è fatto. Questa semplicità non deve però farci dimenticare che un grafico serve a comunicare una informazione a trasmettere un messaggio. Pertanto già il secondo passaggio non è così banale, scegliere il grafico. Excel mette a disposizione oltre una decina di tipologie di grafici, ma ogni tipologia è adatta a rappresentare un certo tipo di dato, ad esempio una serie di dati temporali è meglio comprensibile attraverso un grafico a linee che mostra chiaramente l’andamento temporale di un fenomeno.

Oltre alla scelta del grafico ci sono altri elementi come il titolo, i colori, la leggenda, la scala che contribuiscono a determinare il messaggio finale del grafico. Ecco perché prima di creare un grafico che deve essere destinato ad una presentazione è necessario progettarlo. Una buona progettazione garantisce una comunicazione efficace. È quindi necessario individuare quale è l’obiettivo della comunicazione, individuare il messaggio più adatto e quindi definire la sequenza dei grafici da mostrare. Dopo questa progettazione di massima si passa al singolo grafico definendo il titolo, la tipologia, i colori, la scala e gli altri elementi grafici (eventuali frecce o altre forme). È bene ricordare la massima per cui un grafico vale 100 parole e pertanto non devono essere necessarie cento parole per spigarlo, è bene poi evitare un eccesso di informazioni nello stesso grafico.