All’interno di un sistema per la gestione della qualità è necessario definire delle direttive per la movimentazione delle merci in modo da poter tenere sotto controllo il flusso fisico dei materiali. La prima operazione che occorre fare è classificare i movimenti definendone le seguenti caratteristiche:
- Categoria di appartenenza: Ricevimento, posizionamento, prelievo
- Causale movimentazione
- Causale collegata (ad esempio nel movimento di trasferimento da un magazzino ad un altro avremo una causale di ingresso ed una di uscita)
- Magazzini di competenza (Elenco dei magazzini in cui è possibile effettuare il movimento)
- Tipo documento: Esterno/Interno
- Numeratore documento
- Nome documento
- Elenco controlli
- Elenco operazioni per la movimentazione
- Responsabile gestione eccezioni (Nel caso in cui si presentassero problemi non previsti dalla procedura, viene indicata la persona a cui rivolgersi)
Consideriamo ad esempio il movimento di Acquisto materie prime italia
- Categoria di appartenenza: Ricevimento
- Causale movimentazione: ACIT
- Causale collegata: Nessuna
- Magazzini di competenza: Magazzino materie prime
- Tipo documento: Esterno
- Numeratore Documento: DI
- Nome Documento: DDT di Acquisto
- Elenco controlli: In base all’articolo ed il fornitore
- Elenco operazioni per la movimentazione: 1) controllo documentazione 2) Scarico materiale e posizionamento in area accettazione 3) Inserimento dati nel gestionale 4) stampa bolla ingresso materiale 5) Controllo quantità e qualità in base a quanto scritto sulla bolla ingresso materiale 6) etichettatura 7) posizionamento in ubicazione o invio ad altra destinazione sulla base di quanto scritto sulla bolla ingresso materiali.
- Responsabile gestione eccezioni: Responsabile area ricevimento
La prima operazione da fare è quella di rappresentare attraverso dei diagrammi i flussi fisici della merce all’interno dell’impresa, successivamente si andrà a definire per ogni movimento le caratteristiche prima evidenziate e successivamente andranno definiti i documenti necessari per la movimentazione. Ai fini contabili e fiscali è necessario prevedere un documento per tutti quei movimenti che modificano la giacenza di un codice all’interno del magazzino, non sono quindi necessari documenti per i movimenti di spostamento delle merci da una ubicazione ad un’altra all’interno dello stesso magazzino.