In un post precedente abbiamo visto i vantaggi di un sistema di E-procurement, vediamo ora come poter realizzare un sistema di E-procurement o portale fornitori. Si possono presentare fondamentalmente tre scenari:
- Il fornitore ha lo stesso gestionale della nostra azienda
- Il fornitore ha un gestionale differente
- Il fornitore non ha un gestionale
Nel primo caso attraverso la trasmissione di un file XML sarà possibile trasferire informazioni come gli ordini, i listini o il piano consegne.
Nel secondo caso è possibile acquisire ed inviare al fornitore le informazioni tramite una procedura EDI. Nel terzo caso o anche nel secondo scenario, nel caso in cui fosse difficile elaborare una procedura EDI può rivelarsi di grande aiuto un portale fornitori.
Informaticamente un portale fornitori può essere definito come un sito web o come parte del sito web al quale i fornitori possono accedere tramite autenticazione ed interagire con il cliente. L’architettura è solitamente costituita da un database residente sul server web, una interfaccia web ed un programma per sincronizzare il gestionale con il portale fornitori. Per il database e l’interfaccia web è possibile utilizzare l’accoppiata open source MySql e PHP, al momento non esistono piattaforme open source per la gestione dei portali fornitori e sono poche anche le soluzioni commerciali pertanto ci si orienta per soluzione personalizzate per l’azienda.
Il portale fornitore potrà avere diverse funzionalità ma sicuramente quella più importante è quella legata alla gestione del “dialogo” cliente fornitore, il portale dovrà permettere infatti di produrre conferme d’ordine , comunicare le variazioni di costo, richiedere prezzi e preventivi, inserire, confermare, anticipare o annullare ordini d’acquisto, predisporre le etichette da associare agli articoli per il ricevimento merci, variare le date di consegna richieste. In caso di portali più evoluti è possibile condividere informazione tecnica come disegni, fotografie, procedure o specifiche d’imballo, inoltre il portale fornitori può essere utilizzato non solo per gestire i fornitori d’acquisto ma anche per quelli in conto lavoro. Solitamente il portale fornitore viene implementato dall’azienda capofila della supply chain che ha i mezzi e la capacità per poterlo realizzare.