Nell’attuale contesto competitivo è importante la capacità di innovare dell’impresa e di conseguenza è aumentato il ritmo con cui vengano inseriti nuovi articoli da gestire che in alcuni casi sostituiscono i vecchi e pertanto vi è la necessità di procedere ad un cambiamento di un codice articolo. L’esigenza può anche nascere da un nuovo sistema di codifica che razionalizza quello precedente, oppure può verificarsi la fusione con una altra azienda ed è quindi necessario armonizzare le due codifiche. In tutti questi casi è necessario procedere ad un cambio del codice articolo, operazione delicata in quanto coinvolge molti aspetti logistici, pertanto quando di gestisce un cambio codice è necessario procedere alle seguenti operazioni:
- Cambio codice in anagrafica
- Cambio codice nelle distinte di produzione
- Cambio codice nel listino fornitori e clienti
- Cambio codice negli ordini clienti, fornitori e di produzione
- Cambio codice giacenza di magazzino
- Cambio codice sulle etichette
È possibile procedere sia in maniera automatica che manuale a seconda delle possibilità offerte dal gestionale. Se il gestionale prevede l’operazione di cambio codice, solitamente la procedura consiste nell’indicare il vecchio codice ed il nuovo codice e poi il programma provvederà a sostituire tutte le tabelle coinvolte il nuovo con il vecchio.
Nel caso si dovesse procedere manualmente bisogna effettuare le seguenti operazioni:
- Creazione codice nuovo in anagrafica
- Sostituzione del nuovo codice in tutte e distinte in cui è presente
- Cambiamento abbinamento codice interno/ codice cliente- fornitore
- Annullamento ordini di produzione ed emissione dei nuovi ordini con la nuova distinta
- Trasferimento della giacenza dal vecchio al nuovo codice
- Cambiamento etichette vecchio codice
- Annullamento in anagrafica del vecchio codice.
La possibilità di avere una procedura che gestisca il cambio codice dipende dalla frequenza con cui si verifica l’operazione e se è tale da giustificare una personalizzazione del gestionale, viceversa se avviene una sola volta per una grande quantità di articoli è possibile prevedere una procedura ad hoc per quella determinata esigenza.