Un magazzino fisico è uno spazio reale in cui sono ubicate le merci, mentre un magazzino logico rappresenta una porzione di un magazzino fisico o un magazzino che fisicamente non esiste, in quanto esterno all’azienda. Ad esempio, consideriamo un’azienda che commercializza abbigliamento all’ingrosso e possiede un capannone per lo stoccaggio della merce: questo è il magazzino fisico. All’interno di questo magazzino vi è uno scaffale per i resi dei clienti e un altro scaffale per gli articoli acquistati e venduti. In questo caso, a fronte di un magazzino fisico, l’azienda avrà due magazzini logici: il magazzino principale e il magazzino resi. Un terzo magazzino logico potrebbe essere costituito dalla merce inviata in conto visione, che fisicamente non esiste ma che può essere considerato come un magazzino diffuso presso clienti e fornitori.

L’organizzazione in più magazzini logici consente di ottimizzare la gestione magazzino, tracciando meglio i flussi di materiali. Ad esempio, per sapere il valore della merce inviata in conto visione, è sufficiente consultare il relativo magazzino logico invece di recuperare tutti i DDT inviati in conto visione e confrontarli con quelli che sono rientrati.

La modalità di modellazione dei magazzini logici dipende dalle esigenze dell’azienda e dalle funzionalità del gestionale. Nei gestionali più semplici è possibile indicare un elenco di magazzini, mentre in quelli avanzati è possibile associare più informazioni e collegarle con le procedure di movimentazione della merce.

Nell’organizzazione dei magazzini logici è importante considerare:

1. Organizzazione gerarchica: I magazzini possono essere raggruppati gerarchicamente su vari livelli. Partendo da due livelli (magazzino fisico e magazzino logico), possiamo avere, ad esempio, lo stabilimento di Latina e quello di Pescara come magazzini fisici, e al secondo livello il magazzino principale, il magazzino resi e il magazzino scarti. A tre livelli, possiamo aggiungere una divisione, come inventario logico, divisione conto lavoro o divisione merce in riparazione. Su quattro livelli, possiamo includere Azienda, magazzino fisico, magazzino logico e divisione (es. Consociata Alfa, Stabilimento Latina, Magazzino Cliente Rossi, divisione conto vendita).

2. Gestione dei flussi: È essenziale definire come la merce si movimenta tra i vari magazzini, specificando causali che possono essere a singolo movimento (ingresso o uscita). Ad esempio, un ordine di vendita per un cliente del Sud Italia genera un movimento di uscita dal magazzino principale dello stabilimento di Latina, mentre un ordine di acquisto genera un movimento in entrata nel magazzino di Pescara. Le causali possono generare anche movimenti doppi, come il trasferimento di merce tra stabilimenti o l’invio di merce in conto lavorazione.