Nella realizzazione di un progetto e-commerce è necessario prevedere un collegamento tra gestionale e software CMS per la gestione del commercio elettronico. Anche nel caso in cui l’attività di commercio elettronico sia l’unico canale di vendita è bene affiancare un gestionale, in quanto i sistemi CMS non consentono di gestire in maniera ottimale tutte le attività di gestione aziendale. In tutti questi casi è necessario prevedere un collegamento tra i due sistemi in modo da mantenerli sincronizzati. Per creare un collegamento tra i due sistemi si può seguire la seguente procedura:

• Individuare i dati da mantenere sincronizzati
• Definire la frequenza e la direzione di aggiornamento
• Definire le trasformazioni da effettuare

Individuare i dati da mantenere sincronizzati: Tra i tanti dati che sono presenti nei due sistemi bisogna determinare quali dati sono comuni ad entrambe i sistemi individuando come sono registrati e quando vengono registrati. A grandi linee possiamo indicare come categorie di dati da sincronizzare, l’anagrafica prodotti, l’anagrafica clienti, le categorie prodotto, gli ordini cliente, i saldi di magazzino. In questa fase andiamo a mappare i campi nelle tabelle presenti nei due database che supportano i sistemi.

Definire la frequenza e la direzione di aggiornamento: In questa fase andiamo a definire ogni quanto i dati devono essere aggiornati ( ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, o al verificarsi di un determinato evento). La frequenza dipende dal tipo di dato, ad esempio l’anagrafica prodotto può essere aggiornata con una frequenza minore rispetto agli ordini cliente o ai saldi di magazzino. Altro elemento importante è il tempo necessario alla sincronizzazione è la eventuale indisponibilità del sistema per quel periodo. Infine bisogna definire in che direzione deve essere effettuato l’aggiornamento, infatti alcuni dati verranno trasmessi dal gestionale al sistema e-commerce e viceversa, è importante anche definire quale sia il sistema in cui andare a modificare i dati, ad esempio la descrizione del prodotto è possibile modificarla sia nel gestionale che nel sistema e-commerce, ma per evitare problemi nell’aggiornamento è bene definire una regola aziendale che stabilisca dove effettuare la modifica.

Definire le trasformazioni da effettuare: Purtroppo non sempre i dati che è necessario sincronizzare sono nello stesso formato in entrambi i sistemi pertanto si rende necessario definire le trasformazioni in grado da rendere compatibili i dati nei due sistemi.

Poiché esistono molti gestionali e molti sistemi e-commerce non esistono procedure già pronte per la sincronizzazione anche se alcune software house hanno previsto dei connettori con i principali sistemi e-commerce, pertanto se avete un sistema gestionale e dovete aprire un e-commerce tra i parametri di scelta tenete presente se esistono già dei connettori per il vostro gestionale, e viceversa se partite con una attività di commercio elettronico e dovete scegliere il gestionale. Il fatto che esista un connettore tra i due sistemi non è la determinante della scelta ma a parità di condizioni può fare la differenza.