Il nostro sistema informativo attuale non è più adatto a supportarci nella gestione dell’azienda, pertanto abbiamo deciso di cambiare e passare ad una soluzione ERP. Ma come passare dallo stato attuale a quello desiderato? Cambiare sistema informativo non è banalmente sostituire un pc o un software ma è una attività che ha un impatto su tutta l’azienda, pertanto necessita di uno schema logico di attività da fare, vediamo quindi una semplice road map che in 6 passi ci condurrà al cambiamento del sistema informativo.

• Analisi dei processi
• Richiesta d’offerta
• Selezione soluzione
• Pianificazione progetto
• Implementazione progetto
• Formazione

Analisi dei processi: In questa fase andiamo a descrivere i processi aziendali attuali, individuando quelli critici per l’azienda, ed individuando i cambiamenti da apportare ai processi per poter migliorare la performance aziendale.

Richiesta d’offerta: Redigiamo un documento che descrive i processi aziendali e quali informazioni abbiamo bisogno per selezionare un’offerta ed inviamo questo documento a minimo 3 fornitori.

Selezione soluzione: Valutiamo le offerte dei fornitori in base a criteri come il costo, l’aderenza della soluzione ai processi, in modo particolare a quelli critici, valutiamo la tecnologia offerta e le possibilità che l’impresa ha di modificare la soluzione in autonomia, valutiamo lo sforzo interno necessario per adottare e la soluzione ed infine valutiamo le caratteristiche del fornitore. In base a questi criteri selezioniamo i due progetti migliori su cui effettuare l’analisi costi/benefici per scegliere quindi la soluzione più adatta.

Pianificazione progetto: Definiamo le attività da svolgere, chi le deve svolgere (personale interno e personale del fornitore) e le date entro cui devono essere svolte. Identifichiamo un capo progetto che sarà responsabile dell’avanzamento del lavoro, procediamo ad una analisi approfondita dei processi e di come essi saranno supportati dalla soluzione.

Implementazione progetto: In questa fase vengono svolte le attività di configurazione, sviluppo e test. Sono possibili due approcci, a giro di chiave (ovvero rendo operativo il nuovo sistema per l’intera azienda in un unico momento), oppure la modalità graduale (ovvero il nuovo sistema diviene operativo gradualmente per alcune aree aziendali). Entrambe le metodologie hanno vantaggi e svantaggi ed in buona sostanza possiamo considerare la prima metodologia più adatta alle piccole realtà, mentre la seconda a realtà più complesse.

Formazione: La formazione è contestuale alla fase di test e precede il rilascio in produzione della soluzione, è rivolta inizialmente agli utenti chiave e poi a tutti gli utenti.