All’interno del sistema qualità rivestono un ruolo molto importante le istruzioni operative, ovvero le indicazioni date ad un singolo operatore di un processo per poter svolgere il proprio lavoro. Nella gestione di un magazzino affidato ad esempio ad una società terza la verifica delle istruzioni operative diviene molto importante perché è garanzia che il lavoro si stia svolgendo secondo il capitolato tecnico.

Come scrivere un’istruzione operativa? Quali sono gli elementi fondamentali? In buona sostanza nell’istruzione operativa troveremo elencate le varie fasi del compito da svolgere e per ogni fase verranno indicati gli strumenti da utilizzare (sia fisici che digitali, ad esempio il muletto, piuttosto che una specifica transazione del programma gestionale), inoltre se sono previste registrazioni vanno indicati i moduli da utilizzare, infine è indicato il responsabile della fase ed eventuali azioni da compiere in caso di anomalie. Per scrivere un’istruzione operativa si procede con la descrizione del processo base intervistando l’operatore che esegue il compito e poi si procede ad una prima scrittura dell’istruzione operativa per individuare eventuali punti non chiari.

Una volta scritta l’istruzione base si procede nella scrittura delle varianti ovvero le istruzioni operative che descrivono lo stesso compito ma in condizioni diverse, ad esempio una volta scritta l’istruzione base per l’accettazione della merce a magazzino, se ad esempio esiste un magazzino freschi ed uno surgelati, avremo due varianti dell’istruzione operativa di accettazione della merce. Si procede alla creazione di una variante se ci sono molte fasi che si discostano dalla istruzione base, nel caso le fasi che si discostano siano poche, possiamo contemplarle all’interno dell’istruzione base inserendo un’istruzione di controllo che indica quale fase seguire in base all’esito del controllo. Ad esempio se abbiamo due magazzini uno con le materie prime con la produzione ed con i materiali ausiliari se l’istruzione prevede solo una fase differente ad esempio il controllo qualità per le materie prime, allora non è opportuno creare due istruzioni operative per i due magazzini ma una sola istruzione con una fase di controllo.

Per quanto riguarda la tipologie di istruzioni operative possiamo avere sia istruzione descrittive, che istruzioni visuali che riportano l’immagine della fase da compiere. È importante ricordare che le istruzioni operative devono essere scritte in modo che sia facilmente comprensibili anche da un neoassunto.