La corretta gestione documentale segue alcune regole fondamentali, essenziali indipendentemente che si tratti di gestione documentale cartacea, o tramite applicazioni software. Una regola molto utile è avere una struttura ad indice. Creare una struttura ad indici sembra sia una cosa che fa impiegare molto tempo, ma in realtà avere una struttura ad indici permette di recuperare e riposizionare rapidamente gli archivi trovando velocemente la loro ubicazione e quindi avere sempre un ordine logico e mentale nel materiale archiviato.

Quando si archivia un documento cartaceo o digitale, è importante avere una struttura prestabilita, ed un indice in prima pagina per ricordarla. In generale in un raccoglitore cartaceo il consiglio è di mettere in prima pagina un indice dei documenti contenuti con un titolo riassuntivo che spieghi di che documento si tratta e in che posizione del raccoglitore si trova. Questo comporta la velocità di consultazione e individuazione se siamo o meno nel raccoglitore corretto.

Se trattiamo di strumenti software le sofisticazioni e le agevolazioni possono essere infinite. Ricordiamoci che il software di gestione documentale, molte volte viene erroneamente interpretato come un software che serve per creare degli indici di dove sono i documenti, ma non è così. Il suo compito è quello di eliminare in modo definitivo il documento cartaceo, creando delle copie digitali anche native (stampare il documento direttamente in digitale senza passare mai per il supporto cartaceo) e quindi arrivare ad un archiviazione a norma che abbia valore legale a tutti gli effetti come un documento cartaceo.

Questo può avvenire anche con documenti firmati, contratti, e può avvenire anche tramite la firma digitale a discrezione del modo in cui l’azienda desidera operare. E tutti questi documenti possono essere riprodotti solo ed esclusivamente al momento del reale bisogno fisico, eliminando completamente faldoni, enormi archivi e sopratutto consentendo la consultazione dei documenti da qualsiasi parte del mondo, al prezzo di una connessione internet.