Molto spesso i trasferimenti di materiali tra una azienda ed un’altra non sono accompagnati unicamente dal DDT ma da altri documenti accessori come certificati di conformità, test di laboratorio ed altra documentazione a seconda della legislazione vigente, si rende quindi necessario gestire questa documentazione ed inserirla nel flusso fisico dei materiali.

Chi opera in magazzino deve essere in grado di sapere in anticipo quali documenti deve attendersi quando arriva una spedizione oltre al normale DDT, in modo da poter fare una verifica documentale dell’ingresso merci. Inoltre è necessario sapere quale flusso devono seguire i vari documenti, ad esempio i test di laboratorio vanno indirizzati al controllo qualità, piuttosto che la documentazione doganale.

Specularmente chi gestisce le spedizioni deve essere in grado di sapere quali documenti devono essere inviati e a quale ente aziendale o extra aziendale devono essere richiesti. Tale attività può essere gestita unicamente grazie al supporto di un sistema informativo che consenta di gestire il flusso documentale.

Una gestione inadeguata di questa attività può generare dei rallentamenti nel flusso di materiali, ad esempio materiali che non possono essere spediti perché mancanti della documentazione, o materiali che non possono essere utilizzati perché manca il test di qualità, o rallentamenti nello sdoganamento. È necessario pertanto prevedere delle aree all’interno del magazzino per la sosta temporanea di questi materiali che presentano delle non conformità documentali, in attesa di essere immessi nuovamente nel flusso normale. Tali aree devono essere ridotte in modo da spingere gli operatori a liberarle quanto prima per evitare soste a non valore aggiunto. Inoltre nel ciclo di operazioni per le spedizioni bisogna tener conto dei tempi necessari all’ottenimento della documentazione necessaria, in modo da predisporre adeguatamente le risorse ed effettuare una pianificazione in modo che al momento della spedizione tutta la documentazione sia pronta ed il materiale non sia costretto a sostare inutilmente.