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Calcolare il TCO di un sistema ERP

Quanto costa realmente un sistema ERP? Banalmente si potrebbe rispondere con il costo della licenza, in realtà è bene parlare di costo totale di possedimento o total cost of ownership.

Per calcolare tale costo bisogna considerare tre voci di costo principali:

  1. Hardware e software
  2. Dati
  3. Persone

Hardware e software: All’interno di questa categorie rientrano i costi relativi all’hardware necessario per far funzionare il sistema ERP come ad esempio il server, i gruppi di continuità, la rete, i terminali per la radiofrequenza. L’evoluzione tecnologica ha poi creato diversi dispositivi che possono interfacciarsi con il sistema informativo come ad esempio rilevatori di presenza, registratori di cassa, stampanti fiscali, registratori di temperatura, scanner.

Nella categoria software oltre alla licenza bisogna considerare i costi per la configurazione e personalizzazione del sistema e i canoni annui di manutenzione e assistenza.

Dati: Rientrano in questa categoria i costi relativi alle attività di trasferimento dati dai sistemi informativi precedenti e la loro sistemazione per essere utilizzati nel nuovo sistema informativo. Inoltre vanno considerati i costi per la rilevazione di dati che sono necessari al nuovo sistema informativo per funzionare. Ad esempio se prima non veniva gestita la giacenza di magazzino è necessario procedere ad un inventario.

Persone: Sono i costi relativi alla formazione ed all’analisi dei processi. In questa categoria vanno considerati sia di costi per la formazione di avviamento che per la formazione relativa agli aggiornamenti del software.

Sommando tutti queste voci di costo possiamo ottenere il TCO che va calcolato per tutto il periodo di esercizio del sistema ERP.

In questo modo è possibile confrontare il costo effettivo tra diverse soluzioni ERP, scoprendo magari che quella che aveva la licenza più costosa non è detto che sia la soluzione meno economica.

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