Quando è necessario cambiare gestionale una attività molto importante è l’analisi dei processi critici che dovranno essere poi supportati dal nuovo sistema informativo. Vediamo alcuni passi da compiere per effettuare questa analisi.

Le attività da svolgere

• identificare, definire e pianificare le attività necessarie per sviluppare il processo
• individuare un nome con il quale identificare il processo
• individuare uno scopo finale del processo
• stabilire “cosa si fa”, “chi lo fa”, “quando lo si fa” e “perché lo si fa”
• individuare i clienti (interni od esterni) del nostro processo
• definire le esigenze dei nostri clienti (interni od esterni) e trasformarle in requisiti da rispettare
• individuare i fornitori (interni od esterni del nostro processo)
• definire gli obiettivi
• individuare gli indicatori (ad es. la soddisfazione del cliente, la varianza del processo, rispetto degli intervalli di tolleranza)
• individuare le misurazioni (ad es. misure relative alle performance dei fornitori, alle tempistiche, ai costi) che si vogliono compiere e le tempistiche di rilevazione
• identificare tra le attività del processo quelle critiche e individuare per esse adeguati punti di controllo
• identificare quali sono gli input
• identificare quali sono gli output
• individuare il proprietario del processo che deve gestire il processo con continuità, analizzando le difettosità e intervenendo prontamente per correggere eventuali anomalie. Sarà responsabile di tutte le attività comprese nel processo e dovrà avere l’autorità per effettuare i cambiamenti necessari e per esercitare il miglioramento continuo. Il proprietario di processo sarà responsabile anche della formazione e dell’aggiornamento di tutta la squadra che lavora sul processo

Le domande da porsi

• Le domande da fare per mappare un processo sono:
• Come si può descrivere l’attività?
• Quanto tempo si dedica mediamente per compierla?
• Quali attrezzature, risorse tecnologiche si utilizzano per farla?
• Quali materiali o informazioni si ricevono e si trasformano durante l’attività e in quale forma?
• Da quale persona si ricevono e a quale persona si trasmettono?
• Esiste la possibilità di rilevare i volumi e la frequenza di questi scambi?
• Nello svolgimento dell’attività si è tenuti a rispettare una metodologia di lavoro?
• Nello svolgimento dell’attività si deve attendere un’autorizzazione?
• Ci sono vincoli sia di natura organizzativa sia di natura tecnologica?
• Quale cadenza temporale ha l’attività in esame?
• Esiste una programmazione dell’attività? Se sì, come avviene?
• Nello svolgimento dell’attività si è tenuti al raggiungimento di obiettivi espressi in termini quantitativi? Se sì, quali?
• Si tiene traccia dello svolgimento dell’attività?
• Quali fattori determinano i carichi di lavoro delle risorse impegnate sull’attività?
• Quali sono le operazioni, nell’ambito dell’attività, che richiedono più lavoro o che portano via più tempo?
• Quali fattori permettono di fare un buon lavoro?