L’impiegato dell’ufficio commerciale riceve una mail con una richiesta d’ordine urgente per un pezzo di ricambio, prima d’inserire l’ordine e far preparare la spedizione deve chiedere se sul gestionale del magazzino è presente l’articolo, in quanto il programma per la gestione del magazzino è differente dal programma che gestisce gli ordini. Quando il commerciale vuole sapere se un articolo è presente a magazzino deve sempre chiamare il magazzino e chiedere, generando un’interruzione nel flusso delle informazioni.
In diverse aziende ci sono diversi programmi che gestiscono attività differenti dell’impresa, molto spesso sono scritti in linguaggi diversi ed archiviano in dati in formati diversi e differenti sono le aziende che li hanno forniti. Tale situazione genera una serie di isole informative che per essere collegate necessitano di molto lavoro. Nel migliore dai casi le isole sono collegate informaticamente con procedure che consentono la sincronizzazione o il trasferimento dei dati da un isola ad un’altra, diversamente il collegamento avviene tramite le persone generando discontinuità nei dati.
Un sistema ERP consente di eliminare le isole informative e di creare un unico database dove sono custoditi tutti i dati aziendali e dove i dati fondamentali comuni a tutti i reparti sono accessibili come le anagrafiche clienti fornitori, o le anagrafiche articoli. Purtroppo non sempre un sistema ERP può soddisfare le esigenze di uno specifico reparto pertanto è necessario affidarsi ad altri programmi, in questo caso il sistema ERP contiene i dati master e funge da piattaforma per gli altri programmi.