Lavorando con Excel uno degli aspetti più onerosi in termini di tempo con il quale si ha spesso a che fare, riguarda l’inserimento di informazioni ripetitive. Questo può comprendere la scrittura di formule, la formattazione, la separazione o il concatenamento di dati, l’inserimento manuale di nomi e indirizzi e-mail e così via. Per fortuna, il comando “Anteprima suggerimenti” introdotto con Microsoft Excel 2013 rende più semplici questi compiti fornendoci di una brillante funzione di riempimento automatico.

Excel riconosce lo schema di alcuni nostri inserimenti e quindi utilizza la funzionalità di completamento automatico per finire il lavoro che abbiamo iniziato. A quel punto non ci resta altro che capire cosa ci viene presentato e decidere se accettare o meno la soluzione proposta.

 “Anteprima suggerimenti” è attivata per impostazione predefinita e compila automaticamente i dati quando rileva un criterio.

Separare nomi e cognomi

Abbiamo una lista di nominativi in una colonna e vogliamo separare i dati in due colonne distinte:

Separare nomi e cognomi con Anteprima suggerimenti In questo caso “Anteprima suggerimenti” risulta essere una valida e sicuramente più immediata alternativa al comando “Testo in colonne”, sempre presente nel gruppo “Strumenti dati” della scheda DATI della barra multifunzione di Excel.

E’ bene notare che quando si utilizza la funzione “Anteprima suggerimenti”, la colonna di dati a cui si fa riferimento può essere non adiacente a quella riempita automaticamente, sempre che tra le due non ci siano colonne vuote. In quest’ultimo caso, Excel visualizzerebbe un messaggio pop-up con il quale ci informerebbe che non è possibile trovare un criterio nei dati adiacenti: Avviso di criterio non trovato. Se si applica “Anteprima suggerimenti” su dati che poi vengono modificati, la funzione non sarà in grado di riconoscere i cambiamenti e variare di conseguenza i risultati come farebbe una formula di Excel. Pertanto, occorre usare il comando solo con dati definitivi. Si noti che dopo aver riempito automaticamente una colonna, una piccola icona appare accanto ai valori che sono stati inseriti. È possibile fare clic su questa icona per visualizzare un menu a discesa. Tra le opzioni disponibili si può selezionare il comando “Annulla Anteprima suggerimenti” utile per annullare un tentativo infruttuoso di riempimento.