I prodotti conservati in un magazzino affinché possano entrare in un flusso informativo è necessario che siano identificati ovvero il processo volto a riconoscere qualcosa sulla base di caratteri distintivi. L’operazione che consente al sistema informativo di riconoscere un oggetto viene chiamata codifica. Obiettivi della codifica sono la costruzione di un linguaggio comune, conciso da parte degli enti aziendali, inoltre consente l’esatta identificazione degli articoli, elimina il rischio di duplicazioni e consente una migliore standardizzazione e semplificazione. Caratteristiche di una codifica efficiente sono:

1. Coprire l’intera gamma degli articoli utilizzati o potenzialmente utilizzabili
2. Le classi e le sezioni sono progettate per soddisfare le necessità dell’organizzazione
3. Il numero delle lettere e/o delle cifre è costante per tutti gli articoli
4. La numerazione tiene conto di future espansioni o correzioni senza rischio di duplicazioni
5. Indica le unità di distribuzione
6. È di facile interpretazione

Gli elementi che costituiscono la codifica sono:

1. La lunghezza, il numero di simboli che compongono un codice
2. La capacità di posizione, la quantità massima di segni che una posizione può contenere
3. La struttura, ovvero la tipologia di segni (numerici,alfabetici, alfanumerici,misti)

Possibili sistemi di codifica sono:

1. Codificazione in sequenza o in ordine progressivo
2. Codificazione in sequenza a settori
3. Codificazione per gruppi di caratteri o merceologica