In questo post vedremo come creare in meno di un ora una semplice applicazione di Access che consenta di gestire la creazione e la stampa dei documenti di trasporto. Obbiettivo finale dell’applicazione è quello di rendere efficiente l’emissione dei DDT, pertanto l’applicazione non si occuperà della gestione degli ordini clienti o del prelievo della merce. Per poter realizzare la nostra applicazione procediamo attraverso le seguenti fasi:
Disegnare lo schema del database: In questa fase abbiamo bisogno di carta e penna per descrivere quale sarà lo schema del nostro database ovvero le entità che dovrà gestire come ad esempio i clienti, gli articoli, la testata dei DDT, le righe del DDT, le città e l’archivio delle tabelle. In allegato uno schema del DB.
Realizzare le tabelle: In questa fase definiamo per ogni tabella quali sono i campi necessari, la loro tipologia e le relazioni tra le tabelle. Quando in una tabella facciamo riferimento ad un campo presente in una altra tabella ( ad esempio nella tabella clienti nel campo città facciamo riferimento alla tabella che contiene l’elenco delle città) in Access nel tipo dati dobbiamo selezionare ricerca guidata dati, selezionare la tabella collegata ed il campo con cui avviene il collegamento. Per ogni tabella definiamo degli indici per collegare in maniera veloce le tabelle tra di loro.
Realizzazione delle maschere: In questa fase andiamo a realizzare le maschere necessarie all’inserimento dei dati, prevediamo la realizzazione delle maschere clienti, città, archivio tabelle, elenco DDT e dettaglio DDT. La maschere clienti, città, archivio tabelle sono collegate alle relative tabelle, le maschere dovranno consentire l’inserimento, la modifica, l’eliminazione dei dati e la ricerca dei dati tramite appositi filtri. La maschera elenco DDT consente di visualizzare l’elenco dei DDT emessi e tramite un pulsante per ogni DDT è possibile visualizzare il dettaglio collegando il record alla maschera dettaglio DDT, per questa operazione Access mette a disposizione una funzione che quando viene creato un pulsante si apre una maschera creazione guidata pulsante di comando e selezioniamo come categoria operazioni su maschere e come azione apri maschera, premiamo sul pulsante avanti e selezioniamo la maschera dettaglio DDT, a questo punto selezioniamo l’opzione apri maschera e trova dati specifici da utilizzare a questo punto selezioniamo i campi con cui collegare le due maschere in questo caso sarà il campo ID. Sempre nella maschera elenco DDT inseriamo un pulsante che consente la creazione di un nuovo DDT nel quale andremo a scrivere il seguente codice (dopo avere creato il pulsante, clicchiamo su proprietà, andiamo nella scheda eventi e selezioniamo l’evento su clic e si aprirà la maschera VBA )

DoCmd.OpenForm "dettaglio DTT", acNormal, , , acFormAdd 

La maschera Dettaglio DTT sarà collegata alle tabelle Testata DDT e righe DDT attraverso una sottomaschera. Per prima cosa creiamo una maschera basta sulla tabella righe DDT, successivamente creiamo una maschera basata sulla tabella Testata DDT selezionando il pulsante Maschera ed in automatico Access creerà una maschera con la testata costituita dai campi della tabella Testata DDT e con una sottomaschera costituita dalla maschera righe DTT. In questa maschera inseriremo il pulsante Stampa DDT a cui sarà collegata l’azione di stampa del report DTT singolo. Per rendere facilmente utilizzabile l’applicazione utilizziamo gestione pannello comandi una funzione di Access che ci consente di realizzare rapidamente un menù con per spostarsi tra le singole maschere.
Realizzazione Report: In questa fase andiamo a realizzare il report che ci consentirà la stampa del DDT, prima di procedere alla realizzazione del report è necessario creare una query che metta in relazione tutti i dati che sono sparpagliati per le diverse tabelle in unica tabella con le informazioni necessarie per stampare il DDT, a questo punto utilizzando la creazione guidata report possiamo realizzare velocemente un report come base su cui poi apportare le modifiche necessarie.