Le scritture ausiliarie di magazzino devono essere tenute in forma sistematica e secondo le norme di un’ordinata contabilità e devono permettere di seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali. Le rilevazioni possono essere effettuate giornalmente o in forma riepilogativa con periodicità non superiore al mese. La norma fa riferimento alle rilevazioni e non alle registrazioni per le quali è stabilito un termine di 60 giorni dalla data finale del periodo di rilevazione.
Per chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni contabili i documenti previsti in materia di imposte dirette e di iva o imposta da altre disposizioni della legge tributaria è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,00 a euro 7.746,00 e, a seconda dei casi, può essere dimezzata o raddoppiata. Esistono poi sanzioni in esito da accertamento e a carico degli organi di controllo. Inoltre l’omessa tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino legittima l’Ufficio a procedere alla formulazione dell’accertamento induttivo.
Per dimostrare la perdita involontaria dei beni, in linea generale, è necessario essere in possesso di documentazione di un organo della pubblica amministrazione o, in mancanza, di dichiarazione sostitutiva di atto notorio, resa e firmata, entro 30 giorni dall’evento o dalla data in cui se ne ha conoscenza, da cui risulti il valore complessivo dei beni perduti. In caso di richiesta dell’amministrazione finanziaria, l’imprenditore è obbligato a fornire i criteri e gli elementi in base ai quali è stato determinato il valore complessivo dei beni perduti. La documentazione e la comunicazione di cui sopra non sono richieste nel caso di:

• distruzioni non volontarie connesse a situazioni ricorrenti (es. cali e sfridi);
• trasformazione delle merci in beni residuali rientranti nell’attività propria dell’impresa;
• consegna a terzi autorizzati allo smaltimento dei rifiuti;
• cessione ad altri imprenditori.

Nel caso di distruzione volontaria dei beni al fine di eliminarli dal processo produttivo o di trasformarli in beni di più modesto valore economico, occorre seguire un particolare iter amministrativo atto a fornire la certezza e la precisione invocate dalla norma generale per considerare effettivamente usciti dal patrimonio dell’impresa i beni distrutti:

• inviare 5 giorni prima della distruzione comunicazione all’Ufficio delle Entrate;
• specificare dove e come si procederà alla distruzione, la quantità e l’ammontare complessivo dei beni;
• essere in possesso di un verbale redatto da pubblici funzionari (se il valore dei beni è inferiore a euro 5.164,57 è sufficiente una dichiarazione sostitutiva di atto notorio);
• emettere documento di trasporto.