Se il valore del nostro magazzino sta salendo ma il valore del fatturato o dell’ordinato non sta crescendo nella stessa misura è probabile che abbiamo a magazzino merce che non serve pertanto è necessario andare ad indagare e capire per quale motivo abbiamo dell’overstock in magazzino. Vediamo una procedura che ci consente di effettuare questa analisi per poi prendere le opportune decisioni in merito evitando di prendere decisioni a sensazione del tipo il magazzino è alto allora abbassiamo la scorta di sicurezza, non è detto che risolviamo il problema, abbiamo bisogno di dati e di un metodo, chiaramente il presupposto è avere un sistema informativo.
Per analizzare le cause dell’overstok possiamo procedere in questo modo:
- Estrarre dal sistema informativo i dati necessari
- Selezionare gli articoli in overstock
- Normalizzare i dati
- Effettuare una analisi delle componenti principali per individuare le cause che determinano l’overstok.
Estrarre dal sistema informativo i dati necessari: Per procedere a questa analisi i principali dati da estrarre riguardano la giacenza dell’articolo, il suo costo, l’impegno dell’articolo per i prossimi n mesi (il valore n dipende dal business in cui si opera, ad esempio nel caso di prodotti alimentari questo valore sarà molto basso mentre per il settore metalmeccanico sarà più alto), la scorta minima, il lotto minimo, il lotto multiplo, il fornitore, il lead time, la modalità di riordino (le caratteristiche con le quali l’articolo viene riordinato), la categoria merceologica, percentuale di scarto, stato articolo.
Selezionare gli articoli in overstock: Dopo aver estratto i dati bisogna individuare gli articoli che presentano un overstock ovvero hanno una giacenza superiore all’impegnato considerando un certo margine di tolleranza che dipende dal valore dell’articolo ad esempio se abbiamo 2 kg di collante in più rispetto all’impegnato ed l’articolo costa poco meno di 1 euro a kg direi questo articolo di non considerarlo come overstock)
Normalizzare i dati: Per poter applicare l’analisi delle componenti principali è necessario rendere omogenei di dati attraverso la normalizzazione permettendo il confronto di dati che presentano unità di misura non identiche. Per i dati numerici bisogna calcolare la media e la deviazione standard e poi utilizzare la funzione di Excel Normalizza, mentre per i dati non numerici (fornitore, categoria merceologica) bisogna associare ad ogni variabile un numero.
Analisi componenti principali: A questo punto dobbiamo avvalerci di un plugin per Excel per la statistica oppure utilizzare il software open source R. La procedura consiste nel selezionare i dati da analizzare, impostare i dati per l’analisi ed eseguire l’analisi. Il risultato dell’analisi ci consente di individuare le macro variabili che determinano l’overstock ad esempio potrebbe essere causa dell’overstock l’abbinamento categoria merceologica e scorta minima perché ad esempio abbiamo impostato una scorta minima per una determinata categoria di articoli. L’analisi consente di individuare le variabili che spiegano maggiormente il fenomeno dell’overstock permettendoci di prendere delle azioni mirate per ridurre l’overstock
