Impostare una corretta classificazione degli articoli è molto utile soprattutto per quelle aziende ne gestiscono molti (nell’ordine delle migliaia) e molti nuovi articoli vengono creati come ad esempio in una azienda che produce abbigliamento oppure complementi di arredo. La classificazione può essere utile sia in fase di analisi che di gestione, ad esempio se voglio analizzare il fatturato dell’ultimo mese è più comprensibile avere una tabella con una decine di righe piuttosto che un migliaio di righe, oppure se devo gestire le politiche di riordino delle scorte è più semplice impostarle per categorie piuttosto che singolo articolo. Nel progettare un buon sistema di classificazione dobbiamo tener conto di 3 punti fondamentali:

• La dimensione della classificazione
• I criteri di classificazione
• La manutenibilità

La dimensione della classificazione: Per dimensioni della classificazione si intende la profondità e l’ampiezza. Ad esempio se la mia classificazione si articola in gruppi/categorie/sottocategorie avrò una profondità di tre livelli mentre se definisco che al massimo ci sono 10 gruppi allora quella sarà l’ampiezza della classificazione del primo livello. Mentre per la profondità ci possono essere dei limiti imposti dal sistema gestionale, per l’ampiezza non ci sono limiti se non il buon senso, per questo è opportuno non esagerare con l’ampiezza onde evitare di avere report poco leggibili e difficili da comprendere.

I criteri di classificazione: Per classificare gli articoli possiamo prevedere un solo criterio oppure un criterio principale e diversi criteri secondari, questo dipende solitamente dal sistema gestionale e di quanti campi abbiamo a disposizione in anagrafica. I criteri più diffusi sono quelli merceologici, oppure per funzione,  oppure logistici (dimensione, forma, peso), o criteri tecnici. Ad esempio se la vostra azienda produce mobili per ufficio potreste utilizzare un classificazione merceologica su tre livelli ed una classificazione logistica su un solo livello.

La manutenibilità: va intesa in due modi, sia che si tratti di aggiungere nuove categorie sia che si tratti di classificare un nuovo articolo. Il sistema di classificazione va pensato in modo che possa essere allargato nel caso ci fossero nuove esigenze di business. Inoltre bisogna prevedere un criterio di classificazione che permetta di inserire il nuovo articolo in anagrafica senza grosse difficoltà altrimenti potreste ritrovarvi con la categoria ALTRO con molti articoli dentro (purtroppo gli utenti non sono molto sensibili su questo punto è siccome molte volte hanno fretta di creare un nuovo articolo e non riesco a classificarlo facilmente potrebbero lasciare il campo vuoto oppure non compilarlo affatto o mettere un articolo in una categoria sbagliata).