Ieri Luisa e Marco hanno litigato nuovamente per via di quell’ordine per la realizzazione di un prototipo richiesto dal cliente, eppure Marco e Luisa sono due persone calme e tranquille, come è possibile che siano arrivate a discutere ? Colpa della procedura che in molti casi è assente oppure non è chiara. In logistica dovendo coordinare flussi informativi e di materiali è necessario gestire molte attività come ordini clienti, fornitori, ordini di produzione, ordini di lavorazione esterna, ingresso materiali, spedizioni materiali, inventari, ordini per prototipi, commesse speciali, variazioni di listini, gestione di resi e così via.

Tutte queste attività vanno in qualche modo governate pena il rischio di sopravvivenza dell’impresa stessa. Ecco perché chi ha la responsabilità della logistica deve disegnare procedure in grado di gestire questa grande complessità nella maniera più semplice possibile. Vediamo quali sono i problemi di procedure che possono portare due persone tranquille a litigare:

La procedura manca: Si verifica soprattutto per quelle attività nuove oppure insolite che l’azienda si trova a gestire. In questo caso è necessario capire se si tratta di attività spot oppure attività che potranno verificarsi con una certa frequenza, nel primo caso bisogna prevedere una procedura di gestione delle eccezioni che va affidata al responsabile della logistica, nel secondo caso bisogna al più presto definire una procedura.

La procedura non è chiara: A volte le procedure sono scritte in maniere incomprensibile in un file word archiviato in chi sa quale cartella e quindi le persone fanno come meglio possono, in questo caso è meglio fare degli schemi semplici e che siano a portata di mano, oppure un breve video illustrativo.

La procedura non tiene conto di altre procedure: A volte le procedure entrano in conflitto tra di loro in quanto sono progettate per ottimizzare una determinata attività, in questo caso è necessario avere una visione d’insieme quando si progettano le procedure e dialogare con gli altri uffici dell’azienda, questo è fondamentale per la logistica che tocca diversi aspetti dell’azienda  come il commerciale, gli acquisti, la produzione, l’amministrazione.