L’implementazione di un sistema ERP porta certamente dei vantaggi ad una piccola impresa commerciale, ma è necessario superare alcune insidie per poterne godere a pieno, pena il rischio di vedere fallire il progetto con gravi conseguenze economiche per l’impresa.

L’implementazione di un sistema ERP è un progetto di tipo organizzativo non semplicemente tecnologico pertanto è importante che venga considerato come tale dall’impresa ed in tal senso debbono essere viste le insidie che possono derivarne. Possiamo così sintetizzare le insidie di un progetto ERP:

• Valutazione non adeguata dell’impatto sui processi
• Formazione non adeguata
• Scarso coinvolgimento della proprietà

Valutazione non adeguata dell’impatto sui processi: Il sistema ERP deve supportare i processi aziendali, ma molto spesso, soprattutto nelle piccole imprese questi processi non sono mappati e misurati, pertanto il sistema si inserisce in maniera inadeguata nella gestione aziendale. Mappare i processi aziendali e valutare in che modo una soluzione ERP possa supportarli può essere visto da parte di una piccola impresa come una perdita di tempo, uno spreco di risorse, in realtà l’introduzione di un sistema ERP può essere l’occasione per sistemare i processi che non funzionano, individuare le sovrapposizioni o la scarsa integrazione. Un sistema ERP non si limita a rendere digitale un processo, ma diventa vantaggioso quando consente di migliorarlo e di farlo integrare con gli altri processi, in modo tale che l’impresa possa muoversi alla stessa velocità evitando che ci siano processi colli di bottiglia. Diversamente avremo ottimizzato il singolo processo ma l’intera azienda risentirà comunque del processo collo di bottiglia.

Formazione non adeguata: Strategie, processi, sistemi ERP possono essere ben ideati e progettati ma poi ci sono le persone che devono utilizzarli e concretizzare la strategia. Se le persone non sono adeguatamente formate, sensibilizzate e soprattutto coinvolte nel progetto ERP, il nuovo sistema sarà come calato dall’alto e potrà incontrare una forte resistenza da parte delle persone, resistenza dovuta alla scarsa conoscenza del sistema. Purtroppo la formazione in una piccola realtà viene poco considerata, spesso motivandolo con il fatto non ci sia il tempo per poterla realizzare o non ci siano le risorse, così molto spesso in un progetto di sistema ERP si taglia sui tempi ed i costi della formazione in un ottica di breve periodo che però poi genera ulteriori costi in futuro (ad esempio molte richieste di assistenza al fornitore, oppure ritorno all’utilizzo dei vecchi sistemi per la gestione dei processi).

Scarso coinvolgimento della proprietà: Se l’imprenditore non crede a sufficienza nel progetto ERP, ma soprattutto lo considera come un progetto tecnologico (come se si trattasse di sostituire una stampante o un automezzo aziendale) non come un progetto organizzativo, l’implementazione del sistema ERP è destinata a fallire anche se si tratta di un ottimo prodotto e anche se il fornitore dispone di ottime conoscenze nell’implementazione del progetto. Nel caso di scarso coinvolgimento dell’imprenditore, al progetto non verrà data l’adeguata importanza e priorità, con la scusa che bisogna far girare l’impresa e non ci si può fermare a discutere di processi, procedure o formazione, il fornitore si limiterà ad installare un programma facendo quindi perdere tutti i vantaggi di un sistema ERP.