Un KPI è un indicatore che consente di comprendere a colpo d’occhio come sta andando un processo, vediamo quali sono i passi per monitorare un processo tramite KPI.
- Definizione dei KPI
- Definizione formula
- Definizione Target
- Definizione Scoring
Definizione dei KPI: In questa fase andiamo ad individuare quali sono gli indicatori più significativi per monitorare un determinato processo, ovvero gli indicatori che ci permettono di rispondere alle decisioni più importanti. Se consideriamo ad esempio il processo delle spedizioni possiamo avere come KPI il costo per KM, il costo per peso, le non conformità o i colli fuori misura. È bene non definire molti KPI per evitare un sovraccarico informativo. In questa fase è possibile anche raggruppare i KPI in categorie in modo da poter creare dei KPI compositi come ad esempio il KPI che monitora il costo delle spedizioni (KPI composto dal costo per KM ed il costo per peso) o il KPI che monitora la qualità delle spedizioni (KPI composto dalle non conformità e dai colli fuori misura)
Definizione formula: In questa fase definiamo la formula matematica con cui calcolare il nostro indicatore, ad esempio il costo per KM è dato dalle spese di una spedizione diviso il numero di km, mentre il KPI delle non conformità sarà calcolato come totale delle spedizioni non conformi sul totale delle spedizioni. È importante fare riferimento alle dimensioni per cui un KPI è calcolabile, ad esempio il KPI valore di magazzino è calcolabile per la dimensione prodotto (quindi categoria e sottocategoria) ma non per la dimensione tempo.
Definizione Target: In questa fase definiamo il valore obbiettivo di un indicatore che può essere un valore fisso ad esempio le non conformità devono essere inferiori al 5% oppure una formula come ad esempio il costo per km deve essere inferiore al 5% del costo dello scorso anno.
Definizione Scoring: In base al target viene definito il livello di scoring ad esempio se il target per le non conformità è il 5% allora avremo uno scoring verde per valori inferiori al 5%, uno scoring giallo per valori superiori al 5% e uno scoring rosso per valori superiori al 10%.