Una gestione snella degli acquisti di beni, servizi e lavori, e di ogni aspetto dell’interazione con i Fornitori, rappresenta, sempre più spesso, un elemento decisivo nel funzionamento di qualsiasi organizzazione.

Questa esigenza è ancora più marcata in un periodo in cui tutte le aziende sono sollecitate alla razionalizzazione delle risorse e al contenimento della spesa. Per questo dotarsi di una soluzione informatica per la gestione delle attività di acquisto aiuta a ridurre i prezzi delle forniture e i costi legati alle attività di Procurement. Creare un portale fornitori può portare notevoli vantaggi tra cui:

• Standardizzare le procedure e semplificare il processo di acquisto riducendo le attività ripetitive e la possibilità di errore umano;
• Ricevere notifiche automatiche per le attività pendenti e la gestione degli scadenzari;
• Creare e assegnare agli utenti profili con ruoli differenziati in base alla mansione e alle responsabilità;
• Gestire l’intero processo di acquisto e acquisire una conoscenza analitica grazie all’interfaccia con gli altri sistemi aziendali (contabilità, business intelligence, documentale, software di protocollazione ecc.);
• Abbassare i costi delle forniture utilizzando gli strumenti di negoziazione online;
• Contenere le spesa e ottimizzare i tempi tramite:
• Eliminazione/automazione di attività a basso valore aggiunto (allert scadenze, notifiche, comunicazioni interne)
• Semplificazione degli scambi documentali con i Fornitori (formato elettronico anziché cartaceo)
• Incremento dei fornitori coinvolti per ciascuna procedura, stimolo della competizione con conseguente riduzione dei prezzi
• Minori costi di spese accessorie (servizi postali, carta, stampanti …)
• Gestione interna delle comunicazioni, per distribuire l’attività su più operatori evitando la dispersione delle informazioni legate a ciascuna procedura e gestire facilmente il change management degli utenti;
• Gestione completamente on-line per consultare le attività in qualsiasi momento, anche da remoto;
• Supporto (ove necessario) al rispetto delle normative sugli appalti L.163/06 s.m.i. (automatismi, pre-configurazioni);
• Trasparenza e Tracciabilità delle operazioni e delle comunicazioni per ridurre contenziosi e costi legali.