Nel ridurre i costi di un processo è necessario tener presente il trade off tra costi e qualità del servizio offerto, pertanto è necessario avere buone informazioni su come si generano i costi e se questi contribuiscono ad aumentare la qualità offerta.

Se consideriamo i clienti della distribuzione horeca possiamo individuare i seguenti requisiti:

• Puntualità nelle consegne
• Consegna a piccoli lotti
• Prezzi d’acquisto vantaggiosi

Vediamo quali costi impattano sui processi che generano questi valori.

Puntualità nelle consegne: Per raggiungere questo obiettivo è necessaria una corretta gestione delle scorte e degli ordini cliente è necessario quindi un sistema informativo che consenta di ridurre la discontinuità nel passaggio di informazioni tra cliente e fornitore in modo da rendere tempestiva la consegna. In quest’ottica è utile un portale per i clienti/agenti che consenta di caricare gli ordini e di avere visibilità sullo stato della consegna. È utile avere un sistema di gestione delle scorte e del magazzino efficiente che consenta di ridurre il valore di magazzino senza diminuire la qualità del servizio.

Consegna a piccoli lotti: Per raggiungere questo scopo è necessario ottimizzare il giro consegne ed anche qui un sistema informativo adeguato ci può essere di aiuto. Ad esempio con l’utilizzo di un sistema di gestione delle flotte ed un programma che consenta l’ottimizzazione del giro.

Prezzi d’acquisto vantaggiosi: Il prezzo d’acquisto è comprensivo dei costi di consegna e di mantenimento a magazzino della merce, pertanto se abbiamo lavorato bene per i due punti precedenti saremo in grado i abbassare questi due costi e quindi offrire al cliente un prezzo più vantaggioso.

Come possiamo intuire dall’analisi la riduzione dei costi non può prescindere dall’utilizzo di un sistema informativo adeguato che consenta quindi di tagliare li dove è necessario senza fare un taglio lineare sulle spese di magazzino o di trasporto che potrebbe compromettere il livello di servizio al cliente.