All’interno del processo d’acquisto una fase è costituita dalla formalizzazione dell’ordine, tale attività ha input le richieste d’acquisto (derivanti dagli ordini di acquisto pianificati dall’MRP e dagli inserimenti manuali) e come output l’emissione dell’ordine. La formalizzazione dell’ordine consiste nel completare le informazioni presenti nella tabella delle richieste d’acquisto secondo le regole che l’azienda ha definito. Nella tabella delle richieste d’acquisto avremo le seguenti informazioni:
- NR Richiesta
- Data Richiesta
- Fornitore preferenziale
- Codice articolo
- Qtà richiesta
- Causale ordine
- Data richiesta per consegna
- Magazzino
Le informazioni che l’operatore dovrà inserire saranno le seguenti:
- Fornitore effettivo
- NR Ordine
- Qtà confermata
- Data confermata
A questo punto è possibile impostare delle regole per inserire in automatico le informazioni mancanti, in modo particolare per raggruppare i codici per uno stesso ordine. La prima operazione consiste nel confermare o meno il fornitore preferenziale od inserire il fornitore nel caso non vi sia abbinato nessun fornitore preferenziale. A questo punto è possibile lanciare l’algoritmo che inserisce le informazioni mancanti ad esempio è possibile raggruppare gli ordini per magazzino e causale o per data richiesta. Per la Qtà confermata bisogna valutare se il fornitore richiede un lotto minimo d’acquisto, mentre per la data confermata bisogna valutare le regole delle consegne imposte dal fornitore (ad esempio il fornitore consegna il 10 ed il 20 di ogni mese). A seguito dell’elaborazione è possibile avere un riepilogo delle informazioni proposte e valutare se rispettano o meno degli indicatori o vincoli (ad esempio valore minimo o massimo per emissione dell’ordine, incidenza dei lotti d’acquisto sui fabbisogni, tempi di consegna ecc), se le proposte soddisfano tali vincoli è possibile procedere all’emissione dell’ordine completandolo con altre informazioni, come modalità di spedizione, modalità di pagamento, eventuali commenti. Nel caso le proposte non soddisfino i vincoli è possibile intervenire manualmente per apportare le modifiche richieste