La fattura è un documento che può avere risvolti fiscali (detrazione dell’IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione delle fatture con pagamenti e incassi). I modelli di fatturazione elettronica consentiti dalla normativa sono essenzialmente tre: la trasmissione telematica delle fatture, la conservazione sostitutiva delle fatture e la fatturazione elettronica in senso proprio, ossia l’utilizzo di fatture che, rispettando i requisiti di legge, possono non essere mai materializzate. In un’accezione più ampia, la fattura può essere vista come l’elemento di congiunzione tra le due macro-aree in cui può essere scomposto il ciclo che va dall’ordine al pagamento:

1. il ciclo logistico-commerciale, dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, fino alle fatture;
2. il ciclo amministrativo-finanziario, dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto commerciali e finanziari.

In questo contesto, la fatturazione elettronica potrebbe quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso una più completa integrazione dell’intero ciclo ordine – consegna- fatturazione-pagamento, in cui i principali documenti sono prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico strutturato. I benefici derivanti dall’adozione di soluzioni di fatturazione elettronica sono molteplici e vanno dall’aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell’accuratezza, alla riduzione dei tempi di esecuzione o di ciclo dei processi. In termini numerici possiamo stimare in un risparmio di circa due euro a documento se viene utilizzata la conservazione sostitutiva e di circa dieci euro se la fattura viene completamente sostituita da quella elettronica. Sul mercato esistono diverse soluzioni di tipo non invasivo, in grado di ricavare un flusso di fatture elettroniche dall’output del gestionale senza necessità di intervenire sul gestionale stesso. Questi prodotti/servizi catturano dati e immagine della fattura direttamente dallo spool di stampa e si prendono carico delle fasi successive del processo (cifratura dei documenti, invio, verifica corretta ricezione,…)