Esistono diverse metodologie e tecniche per la previsione della domanda, ma quello di cui ha realmente bisogno l’impresa è di un solido sistema di previsioni che preveda i seguenti punti:
- Definizione del problema
- Raccolta dati
- Analisi preliminare della domanda
- Valutazione e scelta dei metodi di previsione
- Implementazione utilizzo e monitoraggio
Definizione del problema: Vengono definiti gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso il sistema di previsione, quali esigenze dovrà soddisfare il sistema, quali sono i vincoli a cui deve sottostare e come si inserirà all’interno dell’organizzazione aziendale. Ad esempio, sinteticamente potremmo dire che l’obiettivo è quello di implementare il sistema di previsione entro la fine dell’anno per i principali dieci clienti, o alcune categorie di prodotto, altresì le esigenze che il sistema dovrebbe soddisfare potrebbero essere una riduzione delle scorte di magazzino, od un miglioramento della puntualità di consegna, mentre i vincoli potrebbero essere costituiti dal fatto che il sistema debba interfacciarsi con il gestionale e che non debba superare da un certo limite di spesa, infine potrebbe essere la direzione vendite a gestire il sistema previsionale oppure la logistica o entrambe.
Raccolta dati: In questa fase viene reperito tutto il materiale presente in azienda relativo al mercato, alle dinamiche produttive, alle tecniche di previsione. È utile in questa fase catalogare i dati raccolti in modo da avere una base di conoscenze comune per l’azienda, per questo scopo si rivelano di grande utilità strumenti collaborativi di tipo wiki in quanto i dati non si presentano sempre nello stesso formato ed in molti casi sono destrutturati.
Analisi preliminare della domanda: In questa fase viene esplorata la domanda per capirne la struttura, le dinamiche e le sue caratteristiche, in questo caso sono di grande aiuto strumenti di data mining e le capacità di analisi del personale che dovrà occuparsi della gestione del sistema di previsioni.
Valutazione e scelta dei metodi di previsione: A questo punto avendo maggiormente chiare le caratteristiche della domanda si possono valutare gli strumenti e le tecniche di previsione da utilizzare e di conseguenza gli strumenti software da utilizzare e le competenze necessarie. A questo punto si possono definire i costi legati alle varie metodologie in termini di risorse umane, formazione, licenze software, consulenze ed eventuali investimenti in infrastrutture.
Implementazione utilizzo e monitoraggio: In questa fase viene definita la procedura da utilizzare per effettuare le previsioni, le persone coinvolte ed il flusso informativo da seguire. È importante individuare dei parametri ambientali da monitorare in modo tale da intervenire nel caso ci siano dei mutamenti significativi, infatti alcune metodologie di previsione si basano su certe condizioni che se cambiano possono inficiare sensibilmente il risultato.
Chiaramente a seconda della complessità aziendale e del mercato in cui l’azienda opera varierà la complessità del sistema di previsione e potrebbe essere necessario ricorrere a competenze esterne per dotarsi di un sistema di previsioni efficiente ed efficace, nei casi di piccole imprese o medie imprese poco complesse se ci sono delle buone conoscenze da parte del personale potrebbe bastare un corso di formazione per riuscire a realizzare il sistema di previsioni diversamente è opportuno fare ricorso a consulenti esterni. Gli elementi critici di cui bisogna tener conto nella costruzione del processo di previsione sono i costi, la consistenza dei dati (omonimia, sinonimia, disallineamenti),l’orizzonte temporale di riferimento, il livello di dettaglio, il sistema di monitoraggio, il grado di accuratezza e le informazioni qualitative.