In diversi casi viene stipulato con il cliente un contratto quadro o ordine aperto in cui vengono definiti gli articoli da acquistare e le loro quantità ma non vengono definite le date di consegna ma si rimanda ad un piano consegne che verrà inviato con periodicità al fornitore e vengono stabilite le regole con cui apportare modifiche al piano consegne ad esempio per consegne entro un mese dall’invio del piano consegne non vi devono essere variazioni nelle quantità rispetto al piano precedente, per il mese successivo possono esservi variazioni al massimo del 10% e così via.

Prima di inserire il programma consegne all’interno del proprio gestionale è opportuno procedere ad una verifica del piano consegne per ricercare eventuali anomalie e contattare il cliente per trovare una soluzione soddisfacente per entrambi (se il cliente continua ripetuta temente ad effettuare variazioni non consentite è bene che la logistica si interfacci con il commerciale per verificare eventuali problemi nel rispetto degli accordi contrattuali).

Per effettuare questa verifica abbiamo bisogno del piano consegne inviato precedentemente e dobbiamo costruire in un foglio Excel una tabella con le seguenti informazioni: CODICE, PERIODO, QT_VECCHIO_PROGRAMMA, QT_NUOVO_PROGRAMMA, VARIAZIONE_EFFETTIVA, VARIAZIONE_PREVISTA.

Nella colonna periodo trasformiamo la data consegna nel periodo indicato negli accordi contrattuali, ad esempio se il contratto indica che per le prime 4 settimane non vi devono essere variazioni e considerando che il piano consegne è arrivato il 10/01/12 e la data consegna è il 30/01/12 il periodo è 4, mentre se la data consegne è inferiore alla data del programma indicheremo convenzionalmente come periodo -1 per indicare che la data si riferisce ad un periodo di tempo scaduto, così avremo 0 per la settimana corrente, 1 per la settimana successiva e così via. Per effettuare questo calcolo possiamo inserire nella colonna periodo la seguente formula =SE(DATA_CONSEGNA<DATA_PROGRAMMA;-1;NUM.SETTIMANA(DATA_CONSEGNA)-NUM.SETTIMANA(DATA_PROGRAMMA)). Questa formula però presente dei problemi per le date a cavallo degli anni pertanto dobbiamo fare una correzione:

=SE(DATA_CONSEGNA<DATA_PROGRAMMA;-1;SE(ANNO(DATA_PROGRAMMA)<ANNO(DATA_CONSEGNA);(NUM.SETTIMANA(DATA_CONSEGNA)+53)-NUM.SETTIMANA(DATA_PROGRAMMA);NUM.SETTIMANA(DATA_CONSEGNA)-NUM.SETTIMANA(DATA_PROGRAMMA)))

Nella colonna variazione effettiva indichiamo la variazione in percentuale tra la QT del nuovo programma e quella del vecchio, nella colonna variazione prevista indichiamo la variazione percentuale indicata nel contratto, infine in una ulteriore colonna evidenziamo i codici che hanno una variazione effettiva superiore alla variazione prevista.