Il controllo di gestione, come qualsiasi attività aziendale può essere suddivisa in vari processi per ognuno dei quali è possibile individuare gli strumenti più adatti. In questo articolo facciamo una carrellata degli strumenti e processi.

Misurazione: Lo strumento principale deve essere il gestionale, ma a meno che non si tratti di un sistema ERP difficilmente sarà possibile misurare tutto quello che serve per il controllo di gestione. A questo punto si aprono diverse possibilità. Excel, rapido e facile da implementare non consente però una robustezza nei processi di controllo ed inserimento del dato (o meglio  è possibile implementarli ma richiede più tempo rispetto ad Access).

Access, consente un maggiore controllo del dato e meccanismi di facilitazione per l’inserimento del dato, di contro non sempre in azienda ci sono le competenze per l’utilizzo di questo programma (anche se a mio parere con poche ore di formazione si possono ottenere risultati più che soddisfacenti, almeno per la creazione di applicazioni elementari).

Modifica del gestionale, in teoria la soluzione migliore in quanto non aumenta la fonti dati in azienda e consente una gestione integrata delle misurazioni aziendali, tuttavia questa soluzione non sempre è praticabile a causa di architetture software poco flessibili e quindi dei costi eccessivi per le modifiche. Applicativo specifico, se l’area da misurare è molto vasta allora si può pensare all’acquisto di un applicativo specifico.

Raccolta dati: Come detto prima non tutte le misurazioni in aziende sono in un unico posto pertanto si rende necessario pulirle, uniformarle e caricarle in unico posto. Anche qui si aprono diverse possibilità.

Excel, in questo caso va utilizzato il plugin PowerPivot che consente di accedere a diverse basi dati, ma presenta il limite di avere poche funzionalità per la pulizia dei dati e non permette l’archiviazione del dato.

Access, consente l’accesso a diverse basi dati e tramite SQL e VBA è possibile creare procedure per l’estrazione ed il caricamento dei dati.

Nel caso il volume dei dati sia enorme e le procedure per l’estrazione dei dati siano più complicate è opportuno utilizzare strumenti più performanti, ad esempio Talend Studio e MySQL (entrambi open source), chiaramente in questo caso le competenze richieste sono molto maggiori.

Analisi e reporting: Anche in questo caso si aprono diverse possibilità.

Excel permette una grande flessibilità per quanto riguarda l’analisi dei dati, grazie a filtri, grafici, tabelle pivot, formattazione condizionale, sezionamenti, grafici sparkline, inoltre con appositi plugin è possibile aumentarne le potenzialità. Access, è molto adatto per la creazione di report standard e statici che magari devono essere inviati a più persone. Infine per esigenze di analisi più spinta come analisi statistiche o di data mining è possibile utilizzare dei plugin per Excel (Xlstat ad esempio) oppure utilizzare programmi specifici, ad esempio R o RapidMiner (R è collegabile in Access consentendo di aumentarne le possibilità di analisi).