La tabella pivot è composta da quattro elementi in cui trascinare i campi della tabella da analizzare:

• Etichette di riga
• Etichette di colonna
• Valori
• Filtro Rapporto

Etichette di riga: In questa sezione trasciniamo uno o più campi che vogliamo compaiano come intestazioni delle righe della tabella. Ad esempio se abbiamo estratto la tabella con la testata dei documenti di trasporto possiamo trascinare in questa area il campo Destinazione in modo da avere l’elenco delle destinazioni.

Etichette di colonna: Analogamente alle etichette di riga in questa area trasciniamo i campi che vogliamo compaiano come intestazioni di colonna della tabella. Sempre considerando l’esempio dei DDT in questa area trasciniamo ad esempio il campo Data

Sia per i campi in etichetta di colonna che di riga possiamo effettuare un raggruppamento di dati, cliccando con il pulsante destro sul campo della tabella pivot e cliccando su raggruppa possiamo utilizzare raggruppamenti automatici per dati di tipo numerico o di tipo data. Sempre nell’esempio precedente se clicchiamo sul campo Data spedizione possiamo raggruppare le date per mesi, trimestri od anni. Nel caso di campi numerici possiamo indicare un intervallo di raggruppamento. Ad esempio se ho un campo con il peso della spedizione posso ad esempio indicare un intervallo da 1 a 200 e raggruppare per 20, in questo modo ho delle classi di intervallo uguale a 20 kg e contare per ogni classe quante spedizioni sono state fatte.

Valori: In questo campo andiamo a trascinare il campo su cui vogliamo effettuare una operazione di aggregazione come ad esempio il conteggio o la somma. Il tipo di operazione effettuabile dipende dal tipo di dato ad esempio per un dato alfanumerico possiamo fare solo il conteggio (ad esempio se abbiamo il nostro elenco di articoli e con la categoria merceologia ed il peso, se raggruppiamo per categoria per il campo codice articolo possiamo fare solo un conteggio mentre per il campo peso possiamo effettuare oltre che il conteggio anche la somma). Per i campi di tipo numerico possiamo fare tutte le operazioni di aggregazione anche se non è detto che queste abbiano senso. Consideriamo ad esempio una tabella in cui abbiamo il magazzino, il codice articolo, la data ed il valore della giacenza. Se raggruppiamo per la data per mese non ha senso fare la somma dei valori della giacenza in quanto non avremo un valore corretto, ha più senso fare una media, mentre se raggruppiamo per magazzino possiamo fare la somma della giacenza.

Cliccando sul campo valore possiamo dare una formattazione numerica al dato oppure possiamo farlo esprimere in percentuale di colonna o di riga o del totale.

Filtro Rapporto: Questa area rappresenta la terza dimensione del report, ovvero la zona in cui solitamente si inserisce un filtro per avere sezioni particolari di un rapporto. Sempre considerando l’esempio dei DDT nel campo filtro possiamo trascinare ad esempio la causale del trasporto in modo che possiamo analizzare le spedizione nel tempo e nello spazio (Riga destinazione e Colonna Data) e filtrare ad esempio per causale vendita più tosto che conto lavoro in modo da avere due report distinti per le spedizioni in conto lavoro e quelle in vendita semplicemente cliccando su filtra rapporto.

Dalla tabella Pivot possiamo in automatico creare un grafico per una rappresentazione più immediata dei nostri dati. Il grafico sarà collegato alla nostra tabella quindi qualsiasi aggiornamento facciamo alla tabella si rifletterà sul grafico. Nella tabella pivot è poi possibile filtrare alcuni dati specifici, ad esempio potremmo considerare sole le spedizioni verso alcune destinazione, è poi possibile ordinare i campi etichetta e valori.