La trasmissione di una fattura elettronica in formato XML alla PA, obbligatoria a partire dal 6 giugno avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite Sogei in qualità di soggetto deputato alla sua realizzazione. Un software riceve il file trasmesso dalle aziende fornitrici con la fattura conforme ai requisiti imposti, li controlla e li invia alle amministrazioni destinatarie.

Il sistema riconosce tre tipi di file:

1. file fattura in XML sul modello scaricabile dal sito www.fatturapa.gov.it, firmato digitalmente e conforme alle specifiche delle fatture elettroniche per la PA;
2. file compresso esclusivamente in formato zip contenente uno o più file fattura;
3. file messaggio in formato XML conforme allo schema descritto dal file MessaggiTypes.xsd scaricabile dallo stesso sito; è la risposta del SdI alla trasmissione dei dati e può essere una ricevuta di consegna o una notifica di scarto, mancata consegna, esito, file non recapitabile e così via.

L’accesso al Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture richiede le credenziali Entratel / Fisconline o una Carta Nazionale dei Servizi. Per usare il SdI è necessario che il fornitore sia anche dotato di casella PEC, aderisca e sottoscriva l’accordo di servizio e definisca un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura e i relativi messaggi di notifica attraverso protocolli di “file transfer” all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

La fattura può essere inviata secondo tre modalità

1. Invio fatture via PEC. La fattura elettronica può essere inviata tramite Posta Elettronica Certificata. Il file da trasmettere, di dimensione non superiore a 30 mega, costituisce l’allegato del messaggio di posta. La prima volta che il soggetto intende inviare la fattura per PEC deve inviare il messaggio e i relativi allegati all’indirizzo di posta certificata del SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. In questo modo il SdI comunica al mittente l’indirizzo PEC sa usare per le successive trasmissioni, fornendo un indirizzo dedicato per ogni soggetto.
2. Invio fatture via Web. L’invio delle fatture online avviene tramite la funzione di trasmissione telematica disponibile nella sezione “Inviare la FatturaPA” del sito www.fatturapa.gov.it: è possibile trasmettere la singola fattura o l’archivio di fatture la cui dimensione non può superare i 5 mega. A invio effettuato verrà rilasciata ricevuta di consegna o eventuale notifica di scarto.
3. Altri metodi di invio. La trasmissione della fattura può essere effettuata anche secondo altre modalità: cooperazione applicativa su rete Internet, porte di dominio in ambito SPCoop, sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. Per i dettagli si rimanda al sito www.fatturapa.gov.it. Tutti i canali prevedono l’invio di notifiche sull’esito della trasmissione.